文档介绍：做好办公室 管理工作的 十项原则
福建省仙游师范学校办公室
黄锦群
一、定位准
四、敢负责
主要内容:做好办公室管理工作的十项原则。
五、善协调
八、树形象
二、谋全局
三、当助手
六、求时效
七、强素质
九、建规章
十、创环境
一、定位准
办公室是什么?位置在哪里?办公室是一个综合的､全面的办事和管理机构,既担负着执行､调研等宏观管理职能,又担负着文件起草､督办协调､业务接待､通讯收发等微观服务任务。是学校承上启下､协调左右､联系内外的“枢纽”｡
我们学校办公室除了办公室业务外,还承担着人事、招生工作。如果把工作分成五份的话,办公室业务占五分之二,人事工作占五分之二,招生工作占五分之一。
办公室的服务、参谋、协调、实施,都要站在全局去考虑。
二、谋全局
当小局工作与大局工作发生矛盾的时候,自觉地做到小局服从大局､局部服从整体。同时尽力做好小局工作,因为小局工作是做好大局工作的基础和前提｡
办公室谋全局的四点方法:
协调权、建议权、参谋权,没有决策权。
(一)多谋大事少谋小事;
(二)谋工作不谋是非;
(三)事前多谋事后少谋;
(四)参其谋而不作决断。
抓住主要矛盾,分清轻重缓急。
“领导不坐我先做,试试座位对不对;领导不讲我先讲,试试话筒响不响;上级未行我先行,看看道路平不平。”
把问题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务｡
协调权、建议权、参谋权,没有决策权。
学校大事照片回顾
在决策前,办公室要尽可能提供第一手资料,并进行初步的综合分析,提出有价值的参考意见。
在决策中,又要准确无误地领会领导意图,吃透上级精神,在深刻理解的基础上与领导保持一致。
在决策后,要善于迅速制定出落实方案,在缜密中体现果敢,在细致中突出效率,协调各部门贯彻落实。
三、当助手
有责任心的干部肯定是好干部。(卢展工)
四、敢负责
世界著名的美国西点军校,有一个很久远的传统,就是“没有任何借口”。学员遇到长官问话时,只能有四种标准回答:“Yes,sir(报告长官,是)”、“No,sir(报告长官,不是)”、“I Don't know,sir(报告长官,我不知道)”、“No excuse,sie(报告长官,没有任何借口)”。除此之外,不能多说一个字。比如,长官派你去完成一项任务,但由于种种原因,你没能按时完成,当长官问你为什么时,你只能说:“报告长官,没有任何借口!”“没有任何借口”就是“我错了”,并愿意承担因自己的过错所造成的后果,但如果你为自己辩解,那你就错了,而且是错上加错。
办公室工作中不敢负责任的几种表现:
1、“我都快被他给气疯了。”意思是,这不是我的责任,我控制不了自己的感情。 2、“我没有时间,所以我做不了。”认为自己的时间不能由自己来控制。 3、“如果我的搭档能再细心一点就……”觉得是别人的行为干扰了自己的效率。 4、“我是迫不得已才这样做的。”对所造成的后果归因于外界环境或其他人。 ▲其实,这些话的中心意思都是要推卸责任,强调“这不是我的责任。”
▲工作中要敢于担责任,敢于犯错误,勇于接受批评。有批评才能进步。
个案:
杰克是美国人,有一天主管告诉他,某件事情做错了。他的态度十分单纯,先看一看自己所做的有没有错,有就承认,没有便申诉。老李是个典型中国人,听到有人说他做错事情,他不忙着查看到底有没有错误,却竖起耳朵问:“是谁说的?”
五、善协调
所以办公室要做好人与人的协调工作,协调领导与领导之间、领导与下属之间、学校与上级部门等关系。
中国人常说“对事不对人”,其实常常把人和事连在一起。
做好协调工作的几种方法:
协调权、建议权、参谋权,没有决策权。
协调有时候很难,可能会遇到很多的矛盾和困难。有时还很憋气,吃力不讨好,不仅是一头不讨好,两头不讨好,而且三头四头都不讨好。
一是发言不施令,切实摆正自己的位置。
二是协调不指挥,注意自己的角色。
三是建议不越权,认真履行自己的职责。
对内,摆正位置,主动协调;
对外,加强联络,超前协调;
对上,主动汇报,适时协调;
对下,提供情况,及时协调。