文档介绍：公文格式规范标准
公司常用对外公文种类及区别
请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。
撰写请示需掌握的三要领:一是详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清,还要在正文里写明请示什么问题,为什么要向上级请求。请示事项要专题专文,以便上级及时答复。二是明确提出本单位对解决这一问题的意见,供上级参考。意见要写得有理有据,必要时可引证有关现行政策、规定条文。如单位意见分岐,要分别陈述不同意见内容,并加以分析比较,还可提出倾向性意见,供上级权衡、批复。三是具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示;由于时间限制,或事态严重,希望上级尽快答复,甚至务请在什么时限内答复;提请上级批复时需要注意或强调的问题,否则可能引起什么不良后果;行文中切勿使用要挟的言辞。
报告。报告是陈述性文件。按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告;按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。
报告的撰写一般可分为四个部分:一是情况或问题。二是原因。三是建议意见。
(三)函。函是不相隶属单位之间相互洽谈工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函的写作要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
二、行文格式标准
:A4印刷纸。
:正文用3号仿宋字,段落行间距为单倍行距,,,,一般每面排22行,每行排28个字。
:公文应左侧装订,骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。
:发文字号在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布。
:公文标题位于红色反线下空2行,用2号宋体加黑,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
:公文正文紧接主送机关名称下一行,每自然段左空2格,回行顶格。数字、年份不能回行。标题段落依次按“一、;(一);1.;(1)”顺序排列,字号依次为3号黑体、3号楷体加黑、3号仿宋。
:公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。
:署发文机关全称或者规范化简称。
:使用阿拉伯数字标全年、月、日。
:公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。请示和函须以附注形式标明联系人及联系电话,报告可标可不标。
:公文如有抄送,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
:印发机关和印发时间位于抄送机关之下占1行位置,用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。
:一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线,如