文档介绍：电子文档归档管理办法
帕克公司项目部电子文档归档管理办法
为加强公司电子文档的管理,确保公司项目部电子文档资料的完整性、准确性和安全性, 根据公司项目部的实际情况现对电子版资料进行归纳整理,并从归档内容、归档频率、归档时间、查阅权限等方面做出规定,具体内容如下:
一、项目监理部电子文档归档要求
归档内容:01-监理规划及实施细则
02-会议纪要
03-监理通知
04-监理月报
05-工作联系单
06-合同文件
07-计划总结
08-各类台帐
09-贯标资料
10-影像资料
11-施工方案
12-其他
2、归档频率及时间:每季度归档一次,归档时间为每季度最后一个月的25日(遇节假日顺延)。
3、查阅权限:以上资料须经部门负责人签字同意后报公司主管部门审批同意后查阅。
二、项目管理部电子文档归档要求
1、归档内容:01-管理规划及管理细则
02-会议纪要
03-管理月报
04-工作联系单
05-合同文件
06-招标文件
07-计划总结
08-各类台帐
09-贯标资料
10-影像资料
11-其他
2、归档频率及时间:每季度归档一次,归档时间为每季度最后一个月的报销日。
3、查阅权限:以上资料须经部门负责人签字同意后报公司主管部门审批同意后查阅。
公司各项目部负责人指定专人负责按时向信息中心上报电子文档资料,可以用U盘拷贝,信息中心根据各部门的上报时间和频率建立上报台帐,对未能及时上报的将根据情节严重予以经济处罚。信息中心每半年最后一个月的28日(遇节假日顺延)对电子文档刻制光盘1份,存于信息中心备案。
信息中心用于存放电子文档资料的电脑不接入局域网,于每日早晨8:30(节假日除外)进行系统杀毒,电脑将设置开机密码,使用人员为信息中心部门负责人和公司网服人员。
后附:附件一电子文档资料查阅申请表
附件二电子文档资料上报台帐
北京帕克国际工程咨询有限公司
信息中心
2007年8月1日
电子文档资料查阅申请表 NO.
序号
查阅文件名称
查阅事由
查阅人
查阅时间
1
2
3
4
5
6
7
部门负责人意见:
负责人签字: 日期:
信息中心意见:
负责人签字: 日期:
备注