文档介绍：第三章哈佛经理职责检测手册
一、哈佛管理者各种责任检测内容
基本准则
行政事务工作在执行业务时发挥了枢纽的作用,但它本身不可能成为目的。行政事务工作的性质是,只有了解了业务功能,事务工作存在的价值才会得到承认
□有关内部行政管理规定的调查事项
(1)是否有内部管理规定?如有,应调查规定是否体系化,有哪些具体规定?
(2)部分或整体看来,规定有无重复之处?
(3)部分或整体看来,有无不必要的规定?
(4)部分或整体看来,有无需要更改的规定?
(5)有无遗漏的规定?
(6)是否完整而正确地更改了应更改的部分?
(7)是否按规定执行业务?
(8)有无要求更改规定的呼声的愿望?
(9)所规定的内容是否被充分了解了?
(10)是否在必要的部门作了充分的必要规定?
(11)有无无视规定擅自带公司东西出公司或遗失的现象?
(12)有无使业务工作效率降低的规定?
(13)有无必要重作新的规定?
(14)在发生组织变动、建议作出改善及其他影响规定的情况时,是否能适时修改规定?
(15)废除、修改及核准规定的权限是否明确?
□有关文件会签呈核制度的调查事项
(1)是否实行了文件会签呈核制度?如已实行,应调查实行后执行过几次?
(2)有无文件会签呈核制度方面的规定?如有,应调查有哪些规定?
(3)依据什么来规定文件会签呈核制定的基本内容,即文件事项和会签呈核手续的规定是什么?应调查依据下述哪一项:①文件会签呈核方面的独立规定;②文件会签呈核方面的其它规定;③惯例;④特定管理人员的指示。
(4)文件会签呈核方面的规定和它各项规定关系是否明确?
(5)文件会签呈核的重要步骤(例如起草、会签、呈核、定稿)是否明确。
(6)每月平均作几次文件会签标准?应调查下述几点:①全公司文件会签核准的月平均次数;②分公司、分店、办事处文件会签核准的月平均次数;③会签核准文件最多的是哪个门;④各类(人事、生产、销售、进货、经营管理、总务等)会签核准文件的提出次数。
(7)是否按内容规定了具体的区别文件会签呈核项目的标准?。
(8)是否把文件会签呈核事项分为决定事项和同意事项?
(9)在文件会签呈核手续方面,是否明确规定相关人员的起草权、审查权、协商权、调整权、管理权、批准权的权限?
(10)会签呈核文件的管理情况如何?应调查是由特定部门集中管理,还是由各部门分散管理。
(11)在起草文件前是否进行了协商?
(12)怎样起草文件?应调查是单独起草,还是共同起草。
(13)是否规定将文件内容列成条款?
(14)是否规定了文件的式样?
(15)文件是否标有整理号码?如果有,应调查下述哪种?①职能分类号;②部门分类号;③文件分类号;④其它。
(16)是否对文件的附件作了具体规定?如已规定,应调查是下述哪项规定:①不作为附件,而是记入正文;②在附件多的情况下加以整理,使之一目了然。
(17)是否将紧急会签呈核文件或机密会签呈核文件与普通会签呈核文件分开,且按特殊手续提出?
(18)共同讨论协议是否在特定机构、委员会会议、会签呈核文件审议会进行?如果有这种机构,应调查机构名称。
(19)采取何种方式促进会签和协商,应从负责人、次数、方法等方面进行调查。
(20)是否确立了在会签人员不在的情况下,能由别人代理的制度?
(21)有关会签呈核的决议是否明确地分为核准或和附有条件修改、保留及否决的核准。(22)对于已核准附条件修改、保留、否决的会签呈核文件,是否明确提出了理由、条件?
(23)按什么手续处理已核准但附条件修改、保留、否决的会签呈核文件?
(24)是否规定了通知已核准文件的方法?
(25)是否明确规定了业已核准的会签呈核事项的有效期?
(26)如何报告已核准的会签呈核事项的实施情况及实施结果?
(27)如何稽核已核准的会签呈核事项的实施结果?
(28)是否明确规定了会签呈核文件的保存年限?如规定了,应调查其具体年限。
□有关报告制度的调查事项
(1)是否考虑了各级管理人员所需报告书种类及使用方法?
(2)有无重要的报告书是一时心血来潮作成而又不知不觉地被废除的情况?
(3)有无方便的时候提出报告书,而在不方便的时候就不提出报告书的情况?
(4)各管理人员是否要求提供自己所需要的报告书?
(5)是否认为报告书过多?
(6)是否果真能充分利用报告书?
(7)管理人员是否认为现有的报告书足够了?
(8)企业最高领导者及部属、科主管是否清楚自己需要什么样的报告书?