文档介绍：商务秘书的管理职能与素质浅析
基本框架
一、商务秘书
( 一)商务秘书的定义
(二)商务秘书的分类
二、商务秘书的管理职能
(一)商务秘书在企业中的管理职能
(二)如何提高商务秘书的管理职能
三、商务秘书的素质
(一)商务秘书的素质要求
(二)商务秘书的素质培养
四、参考文献
一、商务秘书
(一)定义  1、广义定义
指在从事各种商务活动的组织中,协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务事务,负责组织行政事务处理,并辅助上司做好决策工作和信息工作,担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。  2、狭义定义
指在企业里帮助上司处理各种商业性事务,主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业信函,同时还参与商业考察、辅助上司商务决策、参与和服务商务谈判,并办理各种具体的业务的工作人员。
2、商务秘书的分类  助理级秘书:接待员、打字员  文书级秘书:秘书  执行级秘书:业务秘书、行政秘书  行政级秘书:办公室主任、行政经理、行政总监、
经理私人助理
一、商务秘书
二、商务秘书的职能
(一)商务秘书在企业中的管理职能
在现代企业制度中,管理不仅是企业管理层的工作,商务秘书也应当分担管理的职能,而这也是现代商务秘书区别于传统秘书的显著特征。
商务秘书工作是服务和辅助性质,因此它的管理职能只能通过服务加以体现。这是商务秘书管理与企业管理者从事的管理工作的最大区别。
(一)商务秘书在企业中的管理职能
1、商务秘书要为企业管理者提供决策的参考和依据
为企业管理者提供决策参考,是商务秘书通过服务体现管理职能。企业管理层在进行决策过程中,往往会要求商务秘书提供有关市场调查报告、数据分析、项目可行性论证等,这些都是企业管理者进行决策的有效依据。商务秘书收集这些依据的过程,实际上就是参与企业内部决策的过程,也是对企业发展各环节进行了间接的管理。
二、商务秘书的管理职能
2、商务秘书要承担协调企业内部及外部各项事务的职能
在现代企业中,商务秘书承担着承上启下的重任。它要有机地将企业管理层和员工队伍连接起来,将管理层的决策传达给员工,又要将员工的诉求反映给管理层。从这个意义上说,商务秘书必须要具备协调各种复杂关系的能力。商务秘书的协调职能还要包括协调与本企业发展相关的外部各种关系,包括与客户、市场、竞争对手等等的复杂关系。很多情况下,商务秘书要代表本企业出席各项活动,这更是商务秘书管理企业职能的表现。
二、商务秘书的管理职能
3、商务秘书要能够处理企业内部的各项具体事务
办理事务是秘书日常工作的主要内容,是为上司服务、为公司服务的重要手段,秘书办事的范围相当广,涉及公司的方方面面和经营管理活动的各个环节,具体有文书处理、会务组织、约见接待、通讯联络、机要保密、档案管理、办公环境管理、设备管理、车辆管理等。
秘书要在提高办事效率上下功夫,首先必须树立
效率意识,把办事效率与公司经营管理效益结合起来考虑,其次要建立和遵守各类事务处理规范。再次,要充分运用现代化的办公手段,尽量把办公设备能承担的事务分离出去,集中时间和精力处理其他事务。
二、商务秘书的管理职能
(二)如何进一步提高商务秘书的管理能力
1、不断加强日常学习和积累
学习和积累对于商务秘书来说是一项十分重要的日常工作。因为商务秘书随时可能遇到突发情况,随时要准备答复企业管理层的咨询,在有些情况下,商务秘书没有时间查找资料,只能依靠日常的积累处理突发问题。
首先秘书要做有心人,在日常工作中必须积累大量的数据和资料。其次,要提高分析问题和解决问题的能力,保证参谋服务的及时、准确、适宜、经济。只有这样,参谋服务的效率才会提高。
二、商务秘书的管理职能
2、企业内部应当建立商务秘书定期培训机制
现代企业管理理论认为,企业管理机制中的奖励机制应该更为灵活,不仅包括物质奖励,还应当侧重于对员工实施精神奖励,比较有效的精神奖励方式就是对员工实施职业能力再培训。企业建立针对商务秘书的定期培训机制是十分必要的,而且培训机制应当注重灵活性,可以采取多种方式进行。
二、商务秘书的管理职能