文档介绍：Beijing posite Materials Co. ,Ltd.
客户来访接待流程
一. 接待前准备
市场部
提前联系客户,确定来访日期、人数、航班、酒店等内容。
帮客户提前预约酒店,餐厅,旅游路线。
整理翻译公司宣传资料,样品。
根据客户****惯和爱好,准备礼品。
若需其他语种翻译,提前联系,并提供我公司简介和洽谈资料,供其提前准备。
(复****之前来访,往来邮件所谈内容,提取出重点)
部门领导组织讨论会,确定工作分工,洽谈内容,接待注意事项等,并填写《客户接待准备表》(附表一)。
确定商务洽谈重点,双方之前存在的结点,并制定洽谈办法,制定此次洽谈要达到的结果,目的性。
部门组织人员可分为两项职责:接待及商务。接待侧重点按程序流程安排,商务专业侧重点放在有针对性突破结点,扩大合作,争取达到目的。
生产部
生产部配合市场部准备洽谈资料,样品,如:原材料进厂及每道工序检测数据,产品作业指导书和检测报告。
联系工厂负责人,告知参观工厂的时间、人员、样品准备、会议室布置等内容,确保参观顺利进行。
综合管理部
负责会场布置,准备饮品、水果、鲜花等。
打扫卫生,调好室内温度。
通知发廊足疗等人员,保持门口卫生,不能在门口闲坐。
领导
组织讨论会,审核、指导、确定接待工作,提出意见和建议。
若有必要,跟客户见面洽谈。
二. 接待工作
接待人员着装得体,谈吐礼貌、大方。
市场部根据洽谈安排介绍公司情况,产品优势等。
生产部根据洽谈安排介绍工厂情况、产品工艺、检验标准等内容。
两部门共同了解客户公司情况、市场需求等问题。
两部门共同提出我方和双方关心的问题,讨论解决方案。
会议记录人员如实记录洽谈内容,整理洽谈纪要。填写《英文会议纪要》(附表二)。
翻译人员提前了解洽谈内容,如实翻译双方洽谈内容,尽量准确规范。
参观工厂时要合理安排午饭和参观时间,减少不必要的时间浪费。
合理安排会议以外的接待工作,如吃饭、游玩、购物等活动。
会议结束当天整理《英文会议纪要》,交给客户确认签字。
三. 接待后工作
市场部
内部开