文档介绍：第二章公务文书
第二章公务文书
学公务文书的一般格式,熟悉常用公务文书的使用,熟练掌握常见公务文书的格式,能够根据具体的行文需要制作符合文种与行文方向的公文。
第一节一般格式 先导任务 小组讨论:从大家常见的文件谈谈你对公文格式有哪些方面的印象?你对公文的格式有什么样的认知?
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基本知识 一、一般格式
(1)公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识公文份数序号,即用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。并不是所有的公文都需要编制份数序号,《国家行政机关公文处理办法》(简称《办法》)规定带有密级的公文必须编制份数序号。如果发文机关认为有必要,也可对不带密级的公文编制份数序号,如国务院文件都编有份数序号。编制公文份数序号用阿拉伯数码。一般说来,应根据公文的份数来决定所编份数的位数,但至少应不少于两位阿拉伯数字,即从“01”至“99”。
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(2)秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定,涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。 (3)紧急程度紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。根据《办法》规定,紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。电报的紧急程度分为“特急”、“紧急”、“加急”、“平级”等四种。
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(4)发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件(电报)”组成。“函”只标识发文机关全称或规范化简称,不加“文件(电报)”字样;“命令(令)”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外,还应加上文种名称。 (5)发文字号文件拟写发文字号的作用主要为便于文件的管理,以及方便文件的再查找和引用。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成,一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行,居中排列。“命令(令)”的文号标注在命令(令)标识下边缘空2行居中位置;“函”的发文字号位于武文线下1行右空1字处;电报的发文字号置电报上、下黑色反线之间右侧。联合行文,只标明主办机关发文字号。
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(6)签发人上报的公文需标注签发人姓名,如联合行文还需标注会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字,“签发人”后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。“会签人”及会签人姓名置于“签发人”及签发人姓名之下,其标识方法同签发人。 (1)标题公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼,一般是由“发文机关、事由、文种”三个部分组成,通常称为公文标题“三要素”。如《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见》,其中“国务院”是发文机关,“进一步做好退耕还林还草试点工作”是事由,“意见”是文种。
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(2)主送机关主送机关是公文收受、承办的机关。主送机关应当使用全称、规范化的简称或同类型机关的统称,在标题下一行顶格书写,回行时仍应顶格书写。上行文的主送机关只能有一个,不要多头主送,以防责任不明,互相推诿,延误对问题的及时处理;下行文的多个主送机关按主次顺序排列。同一性质、同一系列的机关单位排列在一起,不同机关单位名称用顿号隔开,不同性质、不同系列的机关、单位名称用逗号隔开,如“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构”。 (3)正文正文是文件的主体部分,用来表述公文的具体内容,体现发文机关的意图,是公文的核心。正文结构包括开头、主体、结尾三部分。
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(4)附件附件是对附属于文件的其他文件或材料的说明。如有附件,应在位于正文之后、下空1行、左空两格的位置标识“附件”,说明所附材料的名称及份数。在发文机关落款和成文日期之后附上所列附件的材料。有附件的公文,附件就同正件一起组成一个完整的公文。 (5)成文日期成文日期是公文生效的日期。成文日期以领导人签发的日期为准;联合行文的以最后签发的机关领导人签发的日期为准;会议讨论通过的,以讨论通过的日期为准;法规性文件以批准日期为准,法规性文件的发布日期与施行日期不一致时,应在正文中同时注明施行日期。
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(6)印章加盖印章是公文生效的标志。公文除会议纪要、电报、翻印件外,均应加盖印章。印章压盖在成文时间上。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空