文档介绍：公司文件管理制度
一:总则
为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本制度。
二:文件管理程序

公司主要文件分为一下五类:公司制度;公告和通知;工作流程,指导,规范;工作表单;合同。

部门(BM)
总办
人事
行政
以此类推。。。
BM
ZB
HR
XZ
……
各种文件编码原则:
定义
版本号:下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:
起草版本的编号为 , , , ..., 。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如, , , .
一旦文件版本得以确认后,版本编号应该始自。
版本编号不断变化为: , , ... 。
,, 等。
流水号:
合同的流水号:根据所在年份以及月份编,后两位从01开始,例如2011年8月的第八分合同:110808
其他文件的流水号:从001开始,……每年的1月1日自动归零。
文件编码示例样板
注解: 合同主要有以下几种类型:
A-广告合同 C-合作协议
D-装修合同 H-劳动合同
O-其它合同 P-采购合同
R-租赁合同 S-销售合同
示例: 家居部门的2011年9月份签订的第一个合作协议
LZ-C-JJ-110901/
三:文件格式
包括页眉页脚以及编号,标题,正文,落款等
公告通知等文件固定格式,如下图:
公司规章制度固定格式,如下图
四:公司文件发文流程

:公司或部门认为有必要进行标准化的管理行为。根据级别分管起草。
:公司级文件由相关分管领导审核;部门级文件由部门分工负责人审核。
:公司级文件由总经理批准;部门内文件由分管负责人批准。
不同文件发文流程:
制度类文件审核发文流程:
制定:制度类文件由部门负责人安排相关人员拟定文件的讨论稿,讨论稿需包含一下要素:制定目的,实施范围与对象,操作流程,监督执行,相关责任等内容。
:拟定人将讨论稿Email至分管负责人审核,并由行政部门统一按照本《文件管理制度》标准来修改格式,统一