文档介绍：2011中国四川·古犍之旅活动
接待组工作方案
(待审)
为认真做好“2011中国四川·古犍之旅活动”接待服务工作,切实做到热情、有序、周到、细致,确保活动的顺利进行,根据组委会对接待组工作的具体安排,特制定本方案。
一、组织领导
组长:韩广琦县委副书记、县人大常委会主任
副部长:李刚县委常委、组织部长
成员:张彬县委办主任、县接待办主任
杜华县政府办主任
付军县人大办主任
范贵贤县政协办主任
二、工作职责
1、负责制定制定开(闭)幕式晚宴接待工作实施方案;
2、统筹安排各级领导、嘉宾以及新闻记者的接待服务工作;
3、负责安排、落实接待场所,提供良好的食宿环境;
4、负责指导接待场所员工培训,全面提高接待质量;
5、负责来宾参加开(闭)幕式路线的组织安排、车辆安排调度;
6、负责培训、安排志愿者和联络员;
7、负责有关单位接待联络任务的分配和督促落实;
8、负责来宾迎送工作和报到工作,协调落实来宾往返车票、机票的定购工作;
9、负责此次活动纪念品的赠送工作;
10、完成组委会交办的其他任务。
三、具体分工
为进一步细化职责分工,落实工作任务,确保工作有序推进,接待组下设综合协调组、食宿票务组、车辆调度组、对口接待组、安全保障组。
1、综合协调组
组长:张彬
成员:四大办、接待办相关工作人员,5名志愿者
工作职责:(1)负责与组委会的联系与沟通,及时掌握来宾信息,确保准确无误;编制《2011中国四川·古犍之旅活动开(闭)幕式晚宴参加人员名册》;(2)做好来宾报到工作,在来宾签到表中清楚反映出来宾姓名、单位及职务、性别、民族、所住宾馆、房间号、返程方式、返程时间、联系电话、备注等内容,及时掌握和准确统计来宾在犍的具体安排,并在第一时间反馈食宿票务组提前落实车票、机票等,遇有来宾人员出现变化,及时反馈食宿票务组统一调剂安排食宿等事宜,同时安排志愿者做好迎宾礼仪服务;(3)负责向市接待办汇报,做好部分来宾在乐山、峨眉山等地的食宿安排;(4)联系县级对口接待单位负责人及联络员,协调各对口接待联络单位的来宾接待工作;(5)负与其他各小组的联络协调,及时解决来宾在犍期间的遇到的各类问题。
2、食宿票务组
组长:
成员:接待办相关工作人员,10名志愿者
工作职责:(1)详细调查了解全县综合接待能力较强的宾馆饭店的基本情况,全面掌握餐饮、住宿、休闲娱乐、停车等等方面的状况,根据来宾数量,充分估计各方面因素,匡算留足所需食宿等方面条件,提前协商和预定宾馆饭店,确保接待工作的需要;(3)制定来宾住宿和餐饮工作方案、开(闭)式晚宴(包含菜单、酒水的安排等)方案,由接待组统一接待的来宾,具体分配房间号、晚宴桌次、确定接送乘车号等,对口部门接待的来宾,由各部门自行接待。适当预留部分房间、餐厅,用于临时调剂所需,并制定详细的应急预案,保证遇有突发特殊情况,原有工作秩序不乱,接待工作不受大的影响,亦能顺畅运行;(5)负责安排落实各宾馆联络人员、安保人员及工作人员用房;(6)负责指导各接待宾馆制作欢迎横幅、标语、指示牌等;(7)实行跟踪服务,随时掌握来宾的行踪和合理化建议,尽全力满足来宾的合理要求;(8)从9月22日起,指定2名志愿者,负责联系各酒店宾馆,定期检查各酒店宾馆的基础设施、设备。
3、车辆调度组
组长