文档介绍：文件编号: 人事ZD(2012)00
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生生效日期: 2012年月日
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文件编号: 人事ZD(11)001
采购管理规定
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为规范采购程序、节约采购成本、满足生产经营过程中的需求、提高经济效益、特制定本制度。
采购管理流程分采购申请、采购审核、询价报价、采购批准、采购实施、入库验收管理、费用报销、物料发放、退换货管理九个环节,结合企业的实际情况,具体切实做好采购工作。
第一条基本原则
1、廉洁自律,严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量,处理好与供应商的关系,不接受供应商礼金、礼品和宴请;
2、严格遵守采购规范流程,按流程办事,能及时按质按量地采购到所需物品,在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本;
3、加强采购的事前管理,建立完善的原材料、物料、设备价格信息档案,做好采购相关文档的存档、备份工作,以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量;
4、所有采购,必须事前获得批准,未经计划并报审核和批准,不得采购;
5、凡具有共同特性的物品,尽最大可能以集中办理采购,可以核定物品项目,通知各申购部门提出请购,然后集中办理采购;
6、采购物品在条件相同的前提下,应在正在发生业务或已确认的供应商处购买, 不得随意变更供应商;
7、科学、客观、认真地进行收货质量检查;
第二条供货商的确定原则
1、初选供货商:要深入细致的进行市场考察,要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商,进行综合考察,在考察中要重点了解供货商的实力,专业化程度,货物来源,价格、质量极其目前的供货状况;
2、确定供货商:对于同类商品找出两家同时供货,重点从质量、价格、服务三方面来进行比较,在使用两个月的基础上,由物料使用部门主管、财务部、仓库,以民主表决的方式集中投票表决来确定。
3、签订供货合同:确定供货商后,由采购经理与供货商签订供货合同,合同的期限不得超过一年。供货合同一式三联:一份供应商;一份财务部;一份仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等,(详见合同范本)
4、供货商的更换与续用:在合作的过程中,如发现供货商有不履行合同的行为,在合同期满前,由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。
第三条市场调查原则
1、由采购主管、财务部主管、人力行政部主管每月不少于1次进行市场调查,调查项目为上月采购物料的市场价格。调查后需有调查记录,写明调查人员,调查时间、地点及调查结果,由全体调查人员签字后存档,再由财务部门核准,预防不良行为的发生和恶性蔓延。
2、调查时间、地点的选择:每30天调查一次,属批发采购的到批发市场,属零星采购的到零星采购地点进行调查。
3、调查的方法和程序。按照发票发生的供应商名称实地调查,同类物品物比三家进行调查。同行报价调查,网络查询报价。
4、财务部综合对各类物品的市场调查以后,对每项物料进行按类别、名称、型号、建立采购商品的价格档案。每月进行对照,掌握市场价格的动态。
第四条采购管理流程
1、采购的申请:所有物品的采购必须先申请后购买的原则进行,当发生采购需求时,由使用部门提出,填写《采购申请单》,采购申请单一式三联,申请部门自留一联、仓库一联、报帐时交财务一联。
2、采购审核:填写好采购申请单后,