文档介绍：1. 目的
通过对公司质量、环境和职业健康安全管理体系有关文件(包括体系适用的外来文件)的控制,确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、评审、发放、保管及更改得到有效控制,使公司的各项工作均能够依据正确的指示进行。
2. 适用范围
适用于公司所有文件和其它有关的文件的控制,文件可以是任何媒介形式,如书面文件、电子文件等。
3. 引用文件
《管理手册》 XG-MM-01
《记录控制程序》 XG-OP-0402
4. 主要职责和权限
体系部负责公司文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存档、保管、发放及其它相关工作。
各部门负责本部门文件的控制。
5. 程序
、审核与批准按下述规定执行:
文件类别
编制
审核
批准
管理手册
体系部
-------
管理者代表
程序文件
部门负责人
-------
管理者代表
技术文件/作业指导书
责任部门/操作者
部门负责人
QA主管
公司所有已审批生效的管理手册、程序文件、作业指导书、记录表格由体系部统一编号,编号方法如下:
XG-MM-□□
管理手册文件序号,如01
管理手册标号
公司标号
XG-OP-□□□□
该程序文件序号,如01
ISO标准章节号()
公司程序文件标号
该作业指导书在某部门序号
部门代号
作业指导书
WI-□□-□□
该表格在某部门序号
部门代号
记录
RF-□□-□□
5)公司各部门代号如下:
部门
英文简写
部门
英文简写
部门
英文简写
生产部
PRO
财务部
AC
客服部
CS
工艺工程部
PE
行政部
ADM
市场部
BD
计划部
PMC
人力资源部
HR
品质部
QA
采购部
MS
运输部
DT
体系部
ISO
仓库
WD
维修部
IE
、受控副本、非受控副本(参考文件)。
1)受控原版为不加盖印的签字原件,仅作为复制用途。
2)受控副本为受控原版的复印件,加盖“受控文件副本”印章,作为公司使用的合法文件。公司不允许使用受控印章变黑的非法复印件,以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。
,公司采用版次控制最新有效版次。版次采用字母加数字方式,如A0、表示A版第一版未经修改,A1表示A版第一次小改、A2表示A版第二次改动;B0表示B版未经修改,B1表示B版第一次修改。同一版次文件修改三次的,应增加一个版次,以此类推。
体系部制定管理手册、程序文件的《文件控制清单》,确保各部门使用最新有效的文件。当文件更新时,相应的《文件控制清单》应及时更新。
,加盖“授控文件副本”印章并给出分发号,填写《文件发放记录》统一发放,同时,接收人应在《文件发放记录》上签收。
,其发放由体系部按《记录一览表》,进行统一管理和控制,可不再加盖印章。
。文件的受控副本