文档介绍：深圳卡蒙特轻纺服装有限公司
文件编号:H&S/QW-XZ-07
外来文件管理办法
版本号: A
修改次数:
1、外来文件的界定
、B单,绣花、印花资料,包装指示以及产品的批板意见;客人的产品标准、质量指标、特殊设备的操作规定等。
、辅料通知单、扁机投料单与外来文件联系紧密,也按外来文件管理。
。
2、外来文件的接收
、质量指标、特殊设备的操作规定等外来文件要交给行政部文控员,由文控员复印后加“受控”章,发往相关单位,原件由行政部文控员存档。
,分款制作《生产通知单》、《辅料通知单》、《扁机投料单》,并与A单、B单、批板意见、包装指示等装订在一起。接着在电脑文档中找出《外来文件发放一览表》,根据订单有无印花、绣花和专机加工,需不需要测试板,是否送天鹰检品厂检验等实际情况,填写和调整表中的内容。对有特殊加工,需要增加发放单位,在表中给予补上。《外来文件发放一览表》制作完毕后,与外来文件一起交行政部文控员,并要求签收。
对货期较长,有充足的打板时间的订单,印花、绣花资料可以与生产通知单、A、B单一起发放,对货期短,印花、绣花需提前打板的订单,印花、绣花资料可以提前交给行政部文控员,单独发放。
,一般要在面料到厂前5天交给行政部文控员。对面料到厂前5天客人资料仍未收到或未到齐的订单,可把已收到的外来文件和《生产通知单》、《辅料通知单》、《扁机投料单》交给行政部文控员先发,待外来文件到齐后,再交给行政部文控员下发。
,客人传向我司的补充或更正的批板意见,市场部业务员必须再填写《外来文件发放一览表》,在备注栏里明确指示原资料或批板意见是否收回,批板意见和《外来文件发放一览表》交给行政部文控员下放。
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生效日期:
深圳卡蒙特轻纺服装有限公司
文件编号:H&S/QW-XZ-07
外来文件管理办法
版本号: A
修改次数:
,市场部业务员必须附有《外来文件发放一览表》,明确发往单位,没有明确发送单位的外来文件,行政部文控员不予受理。
3、外来文件的发放
,非外来文件下发不予受理。市场部业务员送来的外来文件,行政部文控员要分客人、分订单做出登记,存入电脑。
,按《外来文件发放一览表》给出的意见,分别统计出不同文件发放的份数,交传真室复印。一个订单的外来文件复印齐全,行政部文控员要装订成册,写上编号,加盖受控章,按《外来文件发放一览表》编号发放。发往生产部、技质部的外来文件由文员接收,面料仓、辅料仓、财务部、市场部、绣花厂直接发给接收人。发放文件时,接收单位一律在《外来文件发放一览表》上签收。生产部、技质部收到外来文件,也按编号发给相关单位。
“受控”章,由行政部文控员存留。所有下发的外来文件(包括市场部业务员)一律加盖“受控”章。绣花、印花彩图情况特殊,原件加盖“受控”章后