文档介绍：行政管理制度汇编(试行条例)
目录
总则
适应范围
电话管理制度
电脑安全管理制度
办公设备、信函管理制度
办公用品管理制度
业务书籍申购管理制度
车辆使用管理制度
展厅管理制度
例会管理制度
印章使用管理制度
公文管理制度
保密制度
档案管理
员工宿舍管理制度
附注
行政管理制度汇编(试行条例)
第一章总则
为加强公司办公室管理,使各项管理制度与公司的实际和发展需要相适应,规范公司人员行为,特制定本制度。
适应范围
本制度适应于本公司所有在职员工;
本公司员工的管理,除遵守国家和地方有关法令外,都应按本制度办理。
电话管理制度
本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡职员在公司内打私人电话。
本公司电话只限于本公司人员使用,外来人员未经允许一律不准使用本公司电话。
职员打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间,切忌电话聊天,严禁打声讯台。
接听外线电话的标准用语为“您好,上贝服装”,当对方告知分机电话时,说:“请稍等!”如分机占线,说“电话占线,请稍后再打!”。
接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂线。
接听内线电话的用语为:"您好!XXX",其它内容视情况回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。
公司内各分机电话已锁闭拨打长途电话功能,如因业务需要拨打长途电话,请向直接上级申请,经批准后由行政部经理给予分机密码即可拨打。
公司不允许职员在公司挂私人长途电话,或以公事为由骗挂国内私人长途电话的,如发现违规者,第一次按其话费的三倍扣罚,以后则按其话费的五倍扣罚(指长途电话)。屡教不改的,视情节给予加倍处罚,直至辞退处理。
公司员工如遇特殊情况,可用公司电话拨打市内私人电话,但希望大家通话时简洁扼要,
以免耗时又占线(建议每次通话时间不要超过三分钟)。
爱护电话及其设施,如损坏则照价赔偿。各人办公桌上的电话用完后放好,共用电话用完应放回原处。
电脑安全的管理制度
病毒防护
对于联网的电脑,任何人在未经批准的情况下,不得向计算机网络拷入(出)软件。
任何电脑需安装软件时,由使用者本人向电脑网络管理员(暂由制单员兼)提出书面申请,经同意后,由电脑网络管理员进行安装。
所有电脑不得私自安装游戏软件。
文件档案的备份由相关部门负责人管理。
软盘、U盘在使用前,必须确保无病毒。
使用者在使用完电脑后,应及时退出系统,下班离开公司前应将电脑退出系统并正常关机。
任何人未经同意,不得使用其他部门的电脑。
监管措施
由行政部指定专人(制单员兼)负责电脑一般维护工作的管理(如病毒检测和清理工作),对于重大故障或无法处理的电脑问题,将由指定的电脑公司的技术人员负责处理。
由电脑维护专员负责定期对电脑进行检测和杀毒工作。
由行政部负责对防病毒措施的落实情况进行监管。
硬件保护及保养
除专业人员外,任何人不得随意拆卸所使用的电脑或电脑的相关的设备。
要求各部门人员认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任,确保所用的电脑及外观始终处于整洁和良好的状态。
任何人不得随便更改电脑系统设置。
奖惩办法
发现私自安装和使用未经许可的软件。
发现离开电脑却未退出系统或关机。
发现擅自使用其他部门电脑并造成电脑损坏或感染病毒,影响其部门工作的。
由于没有及时检查或清洁电脑及相关设备。
由于擅自安装、使用硬件和电器装置,造成硬件的损坏或丢失的,其损失由当事人如数赔偿。
行政部将根据故障检查的结果,进行处罚,对于积极配合勇于揭发他人违规行为的给予适当的奖赏。
办公设备、信函管理制度
复印机
复印机由行政部派专人(前台文员)管理,并且定期保养,每天负责开机、关机及清洁检查。
复印时间规定在上午9:00~12:00,下午13:30~18:00,没有特殊情况过时不准复印。
公司各部门人员如需要复印各类文件或资料,必须每次在“复印登记本”登记,注明复印的日期、文件或资料名称、规格、张数,以便统计。
复印机专管员对各部门复印纸的使用情况每月中进行一次小计,每月底进行一次月统计,并将统计表交一份给行政部经理
复印机如出现故障,由复印机专管员或行政部经理联系专业人员进行维修。
复印机的处理