文档介绍：秘书实务
第一章秘书工作概述
秘书
秘书部门
秘书工作
秘书学
技能训练
联合国秘书长潘基文
了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征,掌握秘书工作的原则和特点,理解秘书工作的作用。
通过本章学习,你会对秘书有一个初步的了解,为学习后续内容,奠定一个良好的基础。
教学目的
教学重点与难点
一、教学重点
1、秘书的概念
2、秘书的职业特点
3、秘书工作的原则与作用
4、技能训练
二、教学难点
1、秘书的来由与定义
2、秘书工作作用的技能
3、案例分析
“秘书”词义的演变
宫中秘藏之书: 汉代是指具有秘密性质或神秘色彩的图书,即宫禁中的秘藏之书。刘向、班固
指谶纬图篆等书。
职务之称: 东汉桓帝时,设秘书监,负责管理图书秘籍。以后历代封建王朝曾设有秘书监、秘书令、秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍,皇帝宣布命令的宣示。秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。
社会职业:秘书已被看作是广泛的社会职业之一,它属于第三产业(服务性行业)。
秘书
秘书的定义
所谓秘书,乃是组织或主管的助手,其任务是在认可的职权范围内,提供辅助工作与综合服务,并能运用办公室的工具设备,从事组织与主管制定的行政性任务的人员。
国际秘书协会定义为“可靠的职员”:秘书应是主管人员的一位特殊助手,他掌握办公室工作的技巧,能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感,以实际行动
显示出主动性和判断力,并且
在所给予的权利范围内作出决定。
秘书的职业特色

一是秘书工作的内容与领导工作是一致的,即领导做什么秘书也做什么;
二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;
三是秘书做工作是直接对领导负责的,其结果的成败与领导有直接的关系。

秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性,短至数月,长达几年甚至几十年。秘书这种服务的稳定性,再加上秘书与领导全面合作,朝夕相处,这就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外,往往还有着更深的人情关系。 

秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。

发达均年龄为26岁左右,一般为20~35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。客观上讲,秘书工作繁忙,对脑力、体力的要求都较高,尤其是记忆力、灵敏性、准确性等,这些都是年轻人的优势。因此,秘书的职业年龄比较短,“新陈代谢”也比较快。但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书除外。。

近20年来,女性秘书有明显增加的趋势,这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。许多心理学家的研究表明:大多数女性乐于做程序性、重复性的工作,适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。
秘书的分类
横向分类
按单位性质不同:机关秘书,企业秘书,私人秘书,商业秘书,涉外秘书。
按工作内容不同:行政秘书、机要秘书,文字秘书,教学秘书,信访秘书、通讯秘书、医学秘书,法律秘书等。
按服务对象不同:公务秘书、私人秘书。
纵向分类(层次)
高级、中级、初级(高级秘书是动脑子出点子的,中级秘书是动手摇笔杆子的,初级秘书是跑腿办事的。)
官员秘书、秘书部门负责人、专职秘书