文档介绍：商务秘书理论与实务
课程性质:专业必修课
考核方式: 考试
授课专业:商务秘书文秘英语
教材与参考资料
使用教材
姚歆《商务秘书理论与实务》,中国水利水电出版社,2005
辅助教材
陆瑜芳《秘书学概论》,复旦大学出版社,2006
参考资料
陈合宜《秘书学》,暨南大学出版社,2001年
欧阳周《现代秘书学》,中南大学出版社,2000年
第一章商务秘书工作概述
内容提要
1、商务秘书涵义、职业特征
2、商务秘书职能
3、商务秘书工作内容、性质
第一节商务秘书的涵义
秘书是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者(或雇主)实施管理的人员。
商务秘书则指在工商企业担任秘书职务的人员。
可从三个角度来理解:
秘书服务的根本对象是领导者(或雇主)
秘书活动的基本方式是处理信息和事务
秘书活动的根本性质是辅助性
商务秘书各种称谓
打字员、文秘、文书、文员、办公室主任等。
XX主管(行政主管、培训主管)
XX助理(人事助理、执行助理)
服务的直接性和稳定性
知识化和专业化
年轻化和女性化
商务秘书的职业特征
1、辅助决策
2、协调关系
3、处理信息
4、办理事务
第二节商务秘书的职能
1、辅助决策
(1)辅助决策:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
(2)辅助决策的特征
内容的综合性时间的经常性环节的全过程性
(3)辅助决策的原则
超前原则定位原则信息原则谏诤原则
(4)辅助决策的过程
协助领导确定目标协助领导设计方案
协助领导评优选优协助领导实施反馈
2、协调关系
(1)协调:秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。
(2)协调关系的特征
从属性广泛性间接性
(3)协调关系的原则
政策指导客观公正平等协商
注重整体灵活适度
(4)协调关系的过程
摸清情况找出症结恰当协调
督促落实检查反馈
3、处理信息
(1)处理信息的含义
信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
(2)处理信息的原则
及时性、保真性、适用性、预测性原则
(3)处理信息的内容
历史、上级、内部、公众、社会信息
(4)处理信息的过程
信息收集、加工、传递、反馈、储存