文档介绍：广州市华泰兴石油化工有限公司
档案资料管理大纲
总则
第一条为逐步提高和改善公司管理水平,实现公司对文件资料的系统化、规范化管理,特制定本大纲。
本大纲是公司文件管理的纲领性文件,为公司文件管理提出指导意见,公司所有部门的文件管理相关制度、活动和行为必须遵照并服从于本管理大纲。
档案管辖机构人员的设置和分类归口管理
档案管理机构人员分工
岗位分工
文档类别
责任人
上级主管
备注
总裁办
文秘档案
王艳
杨福全
企业证照
郭慧芳
风控档案
皱波
人事档案
肖艳红
固定资产
陈远萍
实物
财务部
财经档案
刘均廖爱芬
李艳芬
赖文彧
文秘类文件,系指文件管理内容主要包括:
1、计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。
2、批示性文件材料包括公司各类标准、指标,如计划指标、考核标准、技术标准等。
3、法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件,公司内部制定的各类规章制度。
4、公司的重大决议包括由公司董事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。
5、总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。
6、汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料,公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等
7、声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学****考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的公司集体活动的各种资料。
8、公司日志和大事记;
企业证照类文件,系指文件管理内容主要包括:以下四大类:
1、一类证(权证类):由政府职能部门核准或颁发的权属证明,包括国土使用权证、房屋产权证、他项权证及有价证券等。
2、二类证(资质类):企业资质类证明等,包括资质等级证书、行业经营许可相关证件等。
3、三类证(经营类):由金融部门(单位)颁发的各类有效证件如贷款卡等、机动车辆准行(许)证、购置税完税证明、企业工商营业执照、组织机构代码证、法人证、法人代表身份证、税务登记证等。
4、其他类:企业所获的各类荣誉证、牌、匾;由社会团体颁发的相关证照如会员证、理事证等。
风控类文件,系指文件管理内容主要包括:
1、调研性资料包括市场调研、开发调研、可行性研究报告和报审及批准文件,行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技
术经济论证材料等。
2、客户档案原始资料:客户的营业执照、税务登记证的副本复印件;客户履约能力证明资料复印件;客户的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;客户担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件;
3、双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;签证、公证等文书材料;合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;
4、客户资信调查报告:被调查公司的概况;股东及管理层情况;财务状况;银行信用;付款记录;经营情况;实地调查结果;关联企业及关联方交易情况;公共记录;媒体披露及评语;对客户公司的总体评价;给予客户的授信建议等。
固定资产实物台帐(见附表)
固定资产实物管理台账
编制单