文档介绍：一、目的:为了规范快递物品的收发管理,节约公司的快递成本,避免造成公司资料的丢失及浪费。
二、使用范围:本公司所有员工均属之
三、定义:快递物品是指公司员工因工作需要,向外部寄送文件、资料、样板、货物以及其他物品等。
四、组织与权责:
1、行政部前台:负责公司快递物品的收发管理
2、其他部门:协助前台进行部门快递物品的发送,审核及接收。
五、流程图:附表
快递员送达快递邮件到公司前台
前台或值班人员接待、核对单据与实物相对应,登记确认
前台通知指定邮件收件人领取,并确认签字
前台通知指定邮件收件人,则其交待邮他人代收、代签
前台当天整理单据并输入电脑,月底汇总核算上报财务部
流程图1(收件流程图)
流程图2(寄件流程图)
寄件人填写《快递发送申请表》
部门负责人审批
人力资源部行政主管审核
前台收取《快递发送申请表》、《快递单》、物件
前台确认单据填写是否清晰
前台询问合适快递公司,寄出
前台整理当天单据并输入电脑,保存,汇总
六、流程执行说明:
1、快递的接收:行政部前台或当天值班人员在收到邮件时,了解清楚付费情况后,一定要将邮件跟《快递单》据内容(特别是托寄内容)核对无误后,在《快递单》收件人签名处签上本人的名字,并注明日期和时间,
然后在《邮件签收登记表》上登记邮件情况;通知指定邮件收件人拔打分机号码到前台领取,指定邮件收件人在《邮件签收登记表》上签字接收,特殊情况下,指定邮件收件人不在公司,可拔打手机号码或腾讯腾留言告知对方,指定邮件收件人若交待告知部门同事、前台或值班人员帮忙代领,代领取人必须在《邮件签收登记表》上签字确认,以备查验核对。以上两种情况在此协调过程中造成邮件遗失,短少或调包等后果,所有经手人(包括前台、保安、当天值班人员、批定邮件收件人、代领取人)必须承担责任,公司将给予每人每次50元处罚。
2、快递的发送:因工作需要,需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者必须填写《快递发送申请表》经部门负责人审批后,交人力资源部行政主管审核,方可将《快递发送申请表》、《快递单》、快递物件一起交往行政部前台处,由行政部前台联系快递公司统一发送。(各需求部门于每日17:00前提出需求),《快递发送申请表》未经部门负责人审批,人力资源部行政主管审核的,行政部前台或当天值班人员可拒接受理,且快递费用可酌情不予报销,或本人承担相关费用。各需求人员必须在《快递单》上详细注明收件人姓名(必须用全名),地址,所寄物品名称,如资料登记不清或不完整者,行政部前台或当天值班人员有权要求当事人将资料完善,对于无故拒不按要求填写,且前台或当天值班人员要求无效者,行政部前台有权拒发该物品,并将情况报备相关负责人处理。
七、快递付费要求:
1、针对各外发加工工厂,双方是指(我司、对方)寄出邮件一律由双方自付邮费;特殊情况下收取邮件会出