文档介绍：原材料管理
概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司(下属公司是指XX股份有限公司投资(参股或控股)或托管或由上海XX有限公司托管的公司)有关涉及公司在原材料的收存、管理、盘点和处理的管理制度,旨在加强原材料的收货流程,保证原材料的规范管理,确认原材料的盘点准确。
适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
相关制度
材料库管理规定
仓储管理程序
仓储作业指导书
原材料仓作业指导书
化学品作业指导书
废弃物清理作业指导书
培训程序
环境危险因素识别、评估管理程序
物料计划作业指导书
存货监控与处置程序。
职责分工
物流部:负责原材料的验收,对原材料进行编号管理;办理原材料入库,更新库存状态;对原材料规范管理,日常和年末盘点,对盘盈盘亏进行分析;办理原材料的出库手续,确保原材料的领用经过适当审批。
授权审批人员:负责原材料报废、盘盈盘亏分析报告、原材料库存方案等的审批。
质量部:负责原材料验货后的质量检验。
财务部:负责原材料盘点的监盘,盘盈亏分析后的调账。
采购部:负责联系供应商进、换货。
流程图
控制目标
序号
《内控手册》唯一具体控制目标编号
控制目标
目标类别
1
-CT1
确保收到的原材料符合采购订单要求
经营效率目标
2
-CT2
确保原材料妥善保管
资产保全目标
3
-CT3
确保原材料相关账务处理准确
财务信息真实性目标
4
-CT4
确保呆滞物料及时处理
经营效率目标
5
-CT5
确保原材料领料经过适当授权
资产保全目标
6
-CT6
确保原材料数量满足生产需求
经营效率目标
控制矩阵
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露
1
2
3
4
5
-R1
原材料收货未经适当验收,导致原材料数量、质量、技术规格出现潜在问题,影响原材料管理
-CT1
-CA1
库管员验收原材料应确定供应商提供的送货单、实物、ERP系统三者的PO号、型号、数量、环保等信息一致,且外包装有出厂标识无明显破损痕迹方可收货,若外包装有破损痕迹应在司机的承运单上注明“外包装破损”字样
保管/验收
预防型
仓储作业指导书;仓储管理程序
供应商送货单
-R2
原材料仓库无原材料编号及数量卡片,未对原材料进行编号集中管理,导致原材料管理混乱
-CT2
-CA2
材料入库后,设备员填写物料明细卡,对于备品,在货物明细卡上加盖备品章
预防型
仓储作业指导书
物料明细卡
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露
1
2
3
4
5
-R3
原材料入库后财务未及时入账,导致财务账记录不完整,账实不符
-CT3
-CA3
原材料入库后,原材料管理部门应及时进行系统登记,系统通知财务资产部进行账务处理,财务人员应获取并核对原材料清单后进行财务入账生成相应的会计凭证
经办/记账
预防型
原材料仓作业指导书
收料单
√
√
√
原材料
-R4
未及时建立实物台账、台账要素不规范,导致原材料记录信息失真
-CT2
-CA4
仓库员根据入库验收人员出具的入库单输入系统,建立原材料库存电子台账,并每日由仓库主管复核,台账应包括送货人姓名、供应商名称、物品名称、数量、规格、出入库时间、质检员等信息
预防型
仓储作业指导书
入库申请单;原材料电子台账
-R5
同一人员办理原材料日常管理业务的全过程,包括原材料的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等工作,造成内部舞弊
-CT2
-CA5
原材料岗位职责中应规定应明确存货的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等环节的人员职责分工、岗位责任
记账/保管/盘点
预防型
仓储管理程序
原材料岗位职责
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分