文档介绍：原材料采购风险管理程序
1 目的
通过对原材料采购全过程的监督,加强对原材料采购环节的风险管理,为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。
2 适用范围
适用于本公司原材料采购风险管理。
3职责
物资供应部:负责识别与本部门相关的风险并制订应对措施,根据原材料的变化及时更新“风险识别表”,是原材料采购风险的归口管理部门;
技术部门、品保部:负责识别与本部门相关的风险并制订应对措施,配合物资供应部更新“风险识别表”。
4 管理程序
采购风险是指在采购过程中由于各种意外情况的出现,使采购的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性。
第一级(显著风险,需要改善):指该风险一旦发生且未采取有效应对措施将导致公司重大经济(100万元以上)或重大名誉损失,或严重影响公司的正常计划、生产和交货;
第二级(可能风险,建议改善):指该风险一旦发生且未采取有效应对措施将影响公司的计划、生产、交货的按时完成或造成一定的经济损失;
第三级(稍有风险,或许可被接受):指该风险即便是发生后再采取相应措施,也不会影响公司的计划、生产、交货的按时完成。
(见风险识别表),相关部门每年年初对本部门的采购风险进行全面识别,确定风险项目和级别,若为一至二级风险,还应制订风险应对措施并填写《风险识别表》。
风险识别表
序号
采购风险项目
风险管理部门
风险等级
风险分析
应对措施
1
采购质量不符合要求的风险
技术
部门
品保部
一级
供应商由于自身生产能力上的局限或是为了追求自身利益的最大化而不择手段,偷工减料、以次充好,所提供的物资没有按原材料验收标准及相关标准供货,造成生产延误。
1、执行《不合格品控制程序》,将不合格报告在第一时间内传递给供应商,在最短时间拿出整改方案及供货计划,必要时另选择有一定技术实力的合格供应商供货。
2、建立供应商档案,对供应商的履约能力进行全面评价,从质量、服务、技术、价格、信誉、企业内部管理等方面对供应商进行全面考核,培育优质供应商,建立较为稳定的采购渠道;
3、制定严密、可追溯、切实可行的《检验规程》,明确质量职责,加大考核力度。
4、严格执行《不合格品控制程序》,所有采购的原材料严格按相关规定要求做好入库前的质量检验工作,做到入库原材料检验验收合格率100%,杜绝不合格原材料流入各生产单位。
2
合同风险
物资供应处
一级
企业采购人员在签订、履行合同过程中,由于合同条款考虑不当,或供应商违反合同条款,给企业造成的经济损失
采取组织采购人员学习《合同法》,在采购活动过程中必须签订合同,明确双方的权力、义务及违约责任,定期进行合同追踪调查,加强监控力度
3
供应商延迟交货风险
物资供应处
二级
供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策失误,使交货日期迟于采购合同所要求的日期,从而使物资供应部不能及时采购到所需的原材料,给采购工作带来延期交货的风险。
1、明确不同类别原材料的采购周期,并建立多级供应商体系,要求供应商准备储备库存。
2、及时将影响生产进度的信息上报生产部门,经与客户沟通同意延迟交货期限,生产部门调整生产计划和生产安排。
4
材料短缺
物资供应处
三级
有时因产品试制,采购量少或因市场产品已更新而无法采购
采购人员和供应商及时沟通,对材料采购存在困难的应与技术部门联系能否采用其它材料代用
5
顾客退货
物资供应处
品保部
三级
因产品存在质量问题造成分公司退货,而影响生产进度
将“不合格项”传真给供应商,在最短时间内确保供货,要求供应商对产生的不合格的原因进行分析,并制订纠正/预防措施,将相关整改材料返回品保部
,应及时填写《风险识别表》,制订风险应对措施。
,导致已识别的风险等级发生变化或应对措施失效时,物质供应部应重新填写《风险识别表》,重新确定风险等级和应对措施。
,若为《风险识别表》中列出的风险项目,则按相应的应对措施实施;若措施无效,并及时制订新的应对措施,以期最大限度降低损失,同时,还应总结经验,确定该风险切实可行的应对措施。
《风险识别表》中列出,则物资供应部组织相关部门及时制订新的应对措施,并验证措施的可行性,如果可行则物资供应部及时更新《风险识别表》,并交品保部备案。
5、相关的文件
《安全作业管理制度》
采购风险分析记录表
承包商资格预审记录表
承包商表现评价表
合格承包商名录表
供应商资格预审记录表
供应商表现评价