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分支机构财务管理制度(试行)
为了加强分支机构财务会计管理工作,健全内部管理机制,保证公司财产的安全与完整,提高公司的经济效益,特制订本制度。本制度所指分支机构为总公司下属的分公司、办事处。
财产监督机制及人员职责
鉴于目前分支机构管理架构相对简单,负有财产监督职责的相关人员为分支机构会计、出纳、仓库人员等。分支机构会计是主管分支机构财产管理和会计核算的主要负责人,直接向总公司财务中心汇报工作,接受财务中心的指导和监督。仓库主管(未设仓库主管的分支机构为仓库负责人)为主管分支机构存货的主要负责人,有关及时收、发、退、存货物,防火防盗等日常的事务性工作,直接向分支机构经理汇报工作,接受分支机构经理的指导和安排,有关出入库手续、库房制度建设、盘点等库存的监控工作,则直接向总公司财务中心汇报工作,接受财务中心的指导和监督。在分支机构内,两者应密切配合,共同协助分支机构经理完成日常的经营管理工作。分支机构出纳(所设的专职或兼职的内部人员)主要经管分支机构内部的货币资金,接受分支机构会计的业务指导。分支机构的财务人员和仓库负责人员均由总公司财务中心直接委派或任命。
一、分支机构会计的工作职责:
审核仓库入仓单,保证调拨入库数量无误,协助总公司完成调拨差异调整;
控制客户的信用额度,保证公司信用额度控制制度的执行;
完成应收账款相关账务的处理(包括销售收入、回款、返利、调价、运费等);
月底和业务人员对账,出具正式对账单并由业务人员与客户对账,跟踪对账情况;
月底组织对库存商品的盘点,出具盘点表及盘点报告;
审核分支机构人员的费用报销并协助总公司控制费用;
控制分支机构人员当月借款限额;
制作分支机构工资表
每周与分支机构出纳一起进行现金盘点,保证账实核对无误;
10、报送总公司要求的财务报表及销售报表(每月5日前向总公司报送);
11、保存相关的账务资料
二、分支机构出纳的工作职责:
经管分支机构的所有库存现金和银行账户;
根据审批后的审批单办理现金收款、付款业务;
建立手工现金日记账并按业务发生的时间序时登记库存现金收支情况,对库存现金做到日清月结,做到账实相符;
建立手工银行存款日记账并按业务发生的时间序时登记,定期核对银行存款余额,按月编制银行存款余额调节表;
严格控制库存现金限额,不得坐支或挪用现金;
对库存现金和相关单据妥善保管,确保安全、完整。
三、分支机构仓库主管(仓库负责人)的工作职责:
合理安排仓库人员的工作,严把商品出入库的手续,保证库存商品的安全和完整;
依据公司制度及有关规定,负责监督执行商品出入库的工作流程,做好验收、装卸、检验和登记商品出入库等各项工作,保障商品流转的正常进行;
与分支机构会计密切配合,组织仓库商品的盘点,发现问题及时上报处理;
负责库存商品的码放工作,做到按品种、按规格分门别类地摆放;
对下属员工的工作状态及工作业绩进行评估,加强思想教育工作,及时反映并解决问题;
做好库房的防火防盗等工作,落实安全责任;
加强对残次商品的管理,将每周(或月)发生的残次品情况及时上报总公司处理;
遇特殊情况,如分支机构经理违反制度强迫发货、发生火灾、盗窃等特殊事件,可直接向国洲副总和财务部经理汇报情况。

第二章货币资金管理
一、收支两线管理
分支机构在经营地开设二个银行账户,一个“收入”账户,一个“费用支出”账户。
(一)收入账户管理
收入账户专门用于收取分支机构所有的货款收入,包括所有收取的现金、代理金等收入。分支机构无权支取收入账户中的任何银行存款。分支机构每周星期一将“收入”账户中上周收入的银行存款划回总公司指定账户,不得截留、挪用此账户的款项。对于有档口的分支机构,当日收取的现金不迟于次日上午12点前存入收入账户。分支机构会计每周需提供一份上周的销售收入业务明细表。
1、除有门市(档口)在销售商品时可直接向客户收取现金外,分支机构不得向客户收取现金,如特殊情况确需收取现金的,由相关人员提出申请,经分支机构经理和会计核准后,以书面委托收款形式通知客户付款。(委托书如附表一)未经同意私自收取客户款项属严重违规行为,一经公司发现,将严肃处理。
2、对客户直接将货款汇回总公司或总公司转账收款的,分支机构会计应及时通知总公司财务,经总公司出纳确认货款到账后,由总公司以收款确认单(附表二)的形式通知分支机构记账。
(二)费用支出账户管理
费用支出账户专门用于分支机构的日常费用支出,其资金来源由总公司拨入。
1、分支机构严格执行收支两条线的资金管理制度。分支机构所有的货款收入,必须全部存入收入账户,分支机构的费用支出只能从“费用支出”账户支出,严禁分支机构用货款支付费用。
2、对于总公司人员在