文档介绍：第四届中国有机肥料研究学术交流与产业咨询大会会务组工作手册
 
一、工作机构及要求
(一)领导组
组长:汪建飞张从军
副组长:骆贵排肖新
(二)教师组成员
于国宪、刘庆安、周毅、赵建荣、邹海明、吴伟东、肖晴、李飞跃、段立珍、周宝娟
(三)学生组成员
关胜学、王磊、刘鑫、刘玥雯、杨帆、陆玲、余婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露
(四)企业组成员
王德生、崔巧云、李毅、宋在靖、王伟龙、余江腾、范冬坡、邢冬冬、张琼、李士林、倪清平
(五)司机组成员
宋早原、宋全胜、谢家永、王忠民、王振、王道海、于德利
二、工作组及其职责
(一)接站组
刘庆安、赵建荣、苏子武、刘鑫、两位司机(由刘庆安和骆贵排联系确定人选)
负责人:刘庆安
主要职责:
(1)负责在蚌埠火车站等待参会人员。
(2)在火车站出口显眼处举牌。
(3)事先弄清楚代表姓名、车次等信息,每趟车上大致有多少会议代表,要做到心中有数,便于合理安排调度车辆。例如,某趟车来的代表人数较少,而下趟车到站时间尚早,就可即时发车。
(4)如果某趟列车代表较多,可询问参会人员要选择的交通工具。如坐我们的车让他们耐心等待,等到一定人数才发车,需谅解。如坐出租车,详细说明行车路线和所用时间,必要时帮忙打车。
(二)登记组
段立珍刘玥雯
负责人:段立珍
主要职责:
(1)负责制作好登记表格。
(2)主动与代表打招呼,告诉他们会议报到的大致流程。
(3)分发登记表格给参会人员。
(2)登记参会人员的详细信息(姓名,单位,职务,身份证号,电话号码等)。
(三)开票组
周宝娟、吴伟东、段晶晶、宋在靖
负责人:周宝娟
主要职责:
(1)向需要交费参会人员收取相应费用。
(2)给参会人员开取发票(发票请段立珍于30日找财务处樊处长领取)。
(3)向客人发放礼品券、发放餐券,并叮嘱其收好。
(4)要事先制作好礼品券、餐券。
(四)礼品组
李飞跃、余婷、李毅、张琼
负责人:李飞跃
主要职责
(1)向参会客人收取礼品券。
(2)向参会客人发放礼品。
(3)注意礼品的数目,按券发放,不要丢失礼品。
(五)住宿引导组
周毅、肖晴、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆
负责人:周毅
主要职责:
(1)在酒店大厅等候领好房间钥匙的参会人员。
(2)将住宿的参会人员领向各自的房间。
(3)路上向参会人员简介下酒店情况和会议情况,必要时帮忙拿行李。
(六)协调联络组
肖新、关胜学、王磊、刘鑫、刘玥雯、杨帆、陆玲、余婷、苏子武、段晶晶、张先明、王宜鹏、刘雨露
负责人:肖新
主要职责:
(1)负责与大会会务组的联络协调工作。
(2)负责组织各小组的联络工作,随时掌握筹备工作情况并及时向其他工作组反馈信息。
(3)负责编制参加洽谈会的总体策划方案和会议期间重要活动方案,报请会务领导组同意后组织实施。
(4)负责向大会领导组领取邀请函、纪念品、参会证等物品。
(5)及时处理一些紧急情况。
(七)交通保障组
骆贵排、刘庆安、苏子武、刘鑫
负责人:骆贵排、刘庆安
主要职责:
(1)负责参会人员入住酒店交通。
(2)负责会议期间蚌埠——凤阳——景点之间及参会人员离会时的交通。
(八)会务资料组
邹海明、王宜鹏、刘雨露、余江腾、邢冬冬
负责人:邹海明
主要职责:
(1)负责及时更新参会代表信息,并汇总代表参会情况。
(2)负责收交大会报告人员的资料。
(3)会场各种临时资料的打印、编排,发放;要事先安排好电脑、打印机、复印机,复印机与莱姆佳联系,问他们有没有,若有,就在前一天搬到会务组办公室,若没有,再想办法。打印机可以从办公室带;准备好各色打印纸,尤其是红色的。准备好其他文具用品。
(4)通讯录的采集、编审、印刷、发放。
(5)确保会场各种用电设备的正常运行(电脑、投影机等,要主动与宾馆联系,弄清情况,2日早晨要提前到场调试好所有设备)。
(6)负责利用短信平台给各位代表发送问候、消息、通知等,并事先编排好一些问候语和消息,对已有手机号码的代表,要发送问候语和蚌埠天气预报。
(7)督促大会参会人员准时到场。
(九)产品展示组
王德生、肖晴、刘庆安、关胜学、张先明、陆玲、王磊、杨帆、王伟龙
负责人:王德生
主要职责:
(1)负责编制展板制作方案,报请领导组同意后组织实施。应体现创新原则。
(2)负责组织企业的布展、参展工作,将各企业的产品展示。
(3)负责将展示的展板、产品根据会场及必经路段的环境合理布置。
(4)负责莱姆佳公司产品的展示。
(十)摄影宣传组
于国宪、刘庆安、骆贵排、余婷、刘鑫
负责人:刘庆安
主要职责:
(1)负责大会宣传的照片及视频片段。