文档介绍：中洲公司外贸业务管理制度
目的、纲要及适用范围
为了规范与提升中洲对外经济贸易有限公司外贸业务管理,提高公司运营效率与质量,促进公司战略计划的实现,特制定本制度。
本制度包括业务的分类及组织设置、业务工作管理、客户管理、供应商管理、合作关系管理、应收帐款管理、单证管理、合同管理、理赔处理、业务流程管理及处罚意见等内容。
本制度适用于中洲对外经济贸易有限公司及下属各从事外贸业务的公司。
本制度由公司***部门负责拟定,其解释权及修改权属***部门。
本制度从200 年月日起执行。
业务的分类及组织设置
公司外贸业务包括进口和出口两部分,分别由业务一部、二部和出口部负责管理与发展。其中,业务一部和二部同时从事出口与进口业务。
各部门在部门经理的领导下做好行业领域拓展、客户开发与维护、业务的执行等事宜。努力为公司创造更多的长期盈利与发展机会。
业务部门内部按产品系列设产品经理职,负责该产品系列的开拓、客户发展与维护及业务合同的履行。单证管理作为后台工作,应及时、准确做好单证收、发、存工作,为业务的开展提供支持与监督。
业务工作管理
业务及业务资金计划
目的及意义
为了配合公司业务战略的推进,确保业务开展的前瞻性和有序性,加强公司相关部门间的协作与沟通,有效控制业务发展进程,并为业绩考评和工作总结提供科学的依据,公司业务部门需制定业务计划。
种类
业务计划分年度计划和月度计划两类。年度计划应在上年12月底前完成;月度计划应在上月日前完成。
计划内容
包括业务范围、业务量、业务量分布情况、资金占用情况、毛利情况等,具体内容详见附录《业务计划表》、《业务资金表》。
计划撰写及提交程序:
每年月日及每月日前,产品主管负责完成年度或月度业务计划和业务资金计划的撰写并提交部门经理审核;
月日及每月日前,部门经理汇总主管提交的计划后进行部门内平衡、调整,并制定部门年度/月度业务计划,向总经理提交;
总经理对各部门计划进行审核,提出调整意见。月日及每月前,部门经理完成调整,报总经理审定;
计划经总经理同意后,由业务部经理负责业务的实施,同时业务资金计划交财务部制定公司资金计划。(详见《制定资金计划》程序文件)
工作计划及执行汇报
目的
为了配合业务计划的实施,加强工作管理的规范性,有效控制工作进度与质量,为相关领导进行工作指导或检查提供依据,各位员工均需制定工作计划并记录实际执行情况。
计划制定时间
工作计划以周为计划单位周期,每周五制定下一周计划。
计划的内容
主要工作内容、涉及人员、时间安排等等,见附录《工作计划表》。
计划撰写及提交程序
每周五上午,业务部所有人员根据部门月度业务计划及相关业务发展情况撰写个人工作计划,提交上级领导审阅;
下午,相关领导将审阅意见通知直接下属,进行必要的调整,得到批准签字后执行。
计划执行汇报
每天工作完成后,各员工须填写计划完成情况。
一周工作结束后交上级领导,上级领导审阅后对其工作完成情况做出评价。
如有必要,上级领导可随时抽查工作执行记录。
工作交流与总结
目的
为了对阶段性工作情况及时总结与回顾,交流方法和经验,以提高工作效率及质量,并对下阶段工作开展提供指导,各部门应定期进行工作交流与总结。
类型
工作交流与总结分年度与月度两类。每月 日各业务部门对上月工作进行小结,每年一月对上年工作作总结。
组织方式
由业务部门经理主持,部门全体成员参加。
程序
每月日前,个人对上月工作情况做简单的书面总结,交直接上级;年度总结应在每年一月日前完成并提交。
日前,相关人员对直接下属的总结作评价并提出建议和希望;部门经理根据下述总结,撰写部门月度/年度工作总结。
日,召开由部门经理主持、部门全体成员参加的总结会议,评价上阶段工作情况,交流经验和方法,回顾公司或部门内发生的重要事件或其他重大事项,并提出下阶段工作重点。
日前,部门经理将部门工作总结交总经理审阅。审阅后备案保存。
客户管理
客户的定义
公司进出口贸易分自营和代理两类。自营业务的客户指购买中洲公司所提供产品的合法经营者;代理客户指委托中洲公司完成进出口事务的合法经营者。
客户的拓展
种类
客户拓展包括新客户的发展和原有客户业务范围的发展两类。
原则
客户的拓展应本着成本效益原则,并重视行业优势的培养与发展。
对于现有业务量较大、未来发展潜力较大或客户所处行业是公司未来发展重心的客户应进行重点拓展。
为了降低经营成本与风险,客户的信用状况、地域分布、地理位置(周边基础设施状况)等应作为是否列为开拓重点的依据之一。
责任
各产品经理负责客户拓展工作;部门经理进行督导,必要时提供一定的支持。对于非常重要或发展难度较高的客户,可