文档介绍：大型会议会务工作流程清单
环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成
会议确认会议事由确定会议名称
会议时间
会议地点
会议室预订根据会议形式及人数预订会议室
与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址
会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等
确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型,日前致电酒店人员做好准备
会议前期准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表
资料准备与收集电子版资料,包括会议议程、会议指引(外部)、回执、会议使用文档初稿
会议通知撰写通知附:资料(参见上一行)
回执收集确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
整理通讯录(内容同上)
环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成
会议前期准备资料准备与收集电子版资料,包括会议使用文档正式版、会务指引(内部)、通讯录、签到表
存储确定会议用电脑,将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹,并告知相关人员
印刷联系印刷厂,确定价格、印刷完成及送货时间
打印列出打印清单及打印份数
装订将文件整理装入资料袋
发放发送邮件
住宿酒店预订联系酒店,确定房间类型及数量,询问是否含早餐
接机接机确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间
预订车辆
餐饮就餐形式、地点确定公司食堂:填写客餐申请单位并交食堂人员
外面餐馆:餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备
茶点:填写客餐申请单并交食堂人员,通知物业人员安排茶点摆放处
环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成
会议前期准备文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证
会场会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
会场布置桌椅摆放:文具摆放,横幅悬挂,欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位
摄影投影联系与总办专业人员联系摄影事宜
自备数码相机会议现场抓怕用
回程安排回程机票预订回城人员姓名、航班,联系前台确认出票
礼品会议礼品预订若有需要,提前确定赠送礼品样式及数量,联系总办协助
会后活动安排活动地点及人数联系活动场所,车辆预订
人员报到人员报到直接前往酒店报到
资料发放包括会议材料、代表证等
会议第一天工作设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪
会场检查会场情况桌椅摆放:文具及资料摆放,横幅悬挂,欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位
专家会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议
环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成
会议第一天工作电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数,是否需要充电器,通知去也管理处接待人员协助
茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位
摄影摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄,照片效果把关
现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况
专家会议会议记录录音笔录音,人员现场记录
麦克风麦克风传递若台下代表需发言,明确麦克风传递人
会场收拾清洁整理会场回复会场卫生、设备设施