文档介绍：管理短篇 N 则:五、我是如何开会的
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开会的主要目的不是通报情况, 因为书面的Email或业务简报可以胜任; 也不是安排任
务,下达命令,因为这些可以单独进行;更不是交流感情,加深印象,塑造自己形象,因为
管理者的形象是潜移默化的结果。
开会的主要目的只有两个:一是统一思想;二是协同动作。只有要吵架的事情才需要开会。
(很多企业把情况通报当成开会主要内容, 这是错误的, 开会的目的就是为解决问题群策群
力,所以要形成决议。所以开会的前提是有问题, 需要大家形成共识, 并通过开会找到解决
办法,并立即执行。)
为什么要统一思想?是因为有对抗的情绪需要熨平: 有人对企业的方向有异议, 而企业绝对
不允许出现八匹马向八个方向狂奔的情况,必须万众一心,如臂使指。
为什么要协同动作?是因为各单位或部门对任务理解有歧义, 或者对工作的结转和移交的统
一标志有异议, 或者对责任分配有看法等等。而企业工作是各个参与方协同才能完成的结果
,不是各人自扫门前雪莫管他人瓦上霜, 更不是自己做到今日事今日毕即可, 那样就会出现
房子还没有砌墙, 装窗子的就来把窗子装在天花板上的情况。步骤和次序是需要协同才能实
现的,1+1>2的合力,更需要各个单位在规定时间,达到预定空间,完成自己任务,而
不是自行其事。
其实极端点说,一家公司的开会效率与执行会议决议的能力决定了企业的竞争力。
就我自己经验,准备会议时间是开会时间的 3 倍以上。因为我要想清楚开会的目的和内容
---- 会议希望达成的结果。 (开会是个成本极高的事情, 不能轻易开。 一群人什么事情不干,
什么价值不创造,这是高成本) ,我要准备好议题和议程,准备好讨论题纲和希望达成的决
议,以及派生的任务单, 还要准备好会议时间控制的办法和要点: 何时小结, 何时转移议题,
对可能的对抗如何处置等等。
同时并把会议议题、 议程和时间表, 以及爻与会者准备的背景资料和发言内容一起通知他们。
开会绝对不能开成失控的菜市场,也不能一无所得。一般我开会,先要用 3 分钟说清
楚会议的目的, 目标,议题的含义和议程,然后按顺序发言(一般议题会在三天前下发与会
者,让他们准备发言资料),一般每人 5 分钟,最多 10 分钟,每一个议题一讨论一圈(每
人都发一次言后),我就立即小结:不同意见的要点,然后诱导大家求同存异,争取达成我
希望的一致意见。
其实开会的关键往往在最后十分钟, 这时你必须将初步的会议纪要大纲让所有与会者过
目,让大家认可,并且会议一结束就同步发送给与会者。 (我是把会议纪要当成推行我的管
理意志的最重要工具, 我的会议纪要经常与会议记录相去很远, 甚至风马牛不相及, 但是又
是会议讨论的范畴。很多时候,在开会前我就把会议纪要和会议决议都写好了)
根据会议纪要, 就要形成会后贯彻执行的任务单, 这点不能有任何糊的争议空间。不然
你就很难贯彻你的管理设想。
当然在会议进行中, 一定要不预设立场, 要鼓励大家发言,群策群力, 不要因为某人想法幼
稚而吼人, 避免扼杀创意。每一位与会者都有表达不同意见的义务,但是一旦决议形成, 就
不允许讨价还价,必须不折不扣执行,否则杀无赦。这就是公司的纪律。
会议时间不能太长,我很少开 2 小时