文档介绍：第一条为规范集团文书印信管理,提高工作效率和公文的质量,制订本制度。
一、文书管理
第二条文书管理范围:政府职能部门函件、来文,集团内部上报下发的各种文件、资料。包括各种书面资料、传真、电子邮件等。
第三条集团收到的文书和发出的文书都应按《档案管理》相关规定归档。
第四条文书按机密程度可分为以下几类。
(一)绝密。指极为重要并且不得向集团内外无关人员泄漏内容的文书。
(二)机密。指次重要并且所涉及内容不能向集团内外无关人员透露的文书。
(三)秘密。指不宜向集团以外人员透露内容的文书。
(四)普通。一般性决定、决议、行政管理资料等非机密文书。
(五)传阅。指在本集团内广为传阅或传达的文书。
第五条公文的签收
(一) 集团所有外来文书,由集团综合部负责签收(文件指名专收的除外)。
(二)综合部对签收后的文书按收到的先后顺序进行编号,并记录于《收文处理簿》中,对文书的收文时间、资料内容、发件人、收件人等进行详细登记并及时送达、呈报。
1、不需要收件人回复处理的资料(如计划、报价单、通知、财
务报表、资料复印件等)送交收件人,由收件人签收。
2、需要收件人回复处理的文书、资料,填写《来文处理单》后送交收件人,由收件人签收
,综合部负责督促办理。
3、需要总经理、副总经理阅批的文书、资料,附写《文件处理签》后呈报总经理、副总经理,综合部负责督促办理。
第六条普通文书的处理原则如下。
(一)由综合部文书主管,负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理,或者指定下属对文书进行具体处理。
(二)如果遇到重要或异常事项,征求综合部上一级主管领导意见后,及时作出处理。
(三)如果与各部门、各公司有关联的事项,必须经与各部门、各公司会商后方能予以处理。
第七条机密、绝密文书的处理原则如下。
(一)机密、绝密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
(二)指名或亲启文书的寄发,原则上在封面上注明发文者姓名,由发文者封缄。
(三) 到达的指名或亲启文书,原则上由信封上所指名者开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定约束。
第八条文书的阅览原则如下。
(一)文书阅览后,阅览者须签字,表示已经阅览完毕。有必要的情况下,在文书的空白处填写阅览后的意见,交还文书主管。
(二)有必要在各部门、各公司传阅的文书,必须附上《传阅登记单》,按《传阅登记单》规定栏目填写,并最终交还文书主管。
第九条文件的催办及督办
(一)对需要收件人回复的文书、资料由综合部负责催办,及时给予回复。
(二)集团总经理、副总经理阅批后返回的文件、资料,按领导批示要求及时下发反馈给相关责任部门(
公司)并进行督办。
(三) 对领导批示意见及督办结果在《来文处理单》中进行登记。
第十条发文的管理
(一)发文规定
1、集团上报下发的红头文件统一由集团综合部负责印发。集团发文,须由起草人定稿抄正,经总经理签字同意后方能打印。公司各部门、在宜各二级公司一律不得自行上报下发红头文件。
2、集团各部门、在宜各二级公司需要以集团名义向上反映汇报重要情况或向下安排重要工作需要印发红头文的,应向集团综合部提出发文申请,并将文字底稿交综合部审核,呈报集团总经理批准后,由综合部统一以“集团×号”发文。
3、在宜各二级