文档介绍：为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定如下制度。
第一条整理
一、对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其“要”和“不要”, 分类如下:
1、设备:电脑、打印机、文具、书籍等;
2 、空间:柜架、桌椅、储物架、储物箱等;
3、物品:个人用品等;
二、依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》(见附表一)决定物品的“要”与“不要”;
三、“不要”物品经各部门主管判定后,集中报废或回收处理。
附表一:
必要品的使用频率和常用程度基准表
常用程度
使用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用
丢弃/回收
中
在过去的6个月中只使用过一次的物品
集中存放(例如归档或存放在库房中)
一个月使用一次的物品
高
一周使用一次的物品
保存在办公桌或随身携带
每天都使用的物品
每小时都要使用的物品
第二条整顿
一、办公区整顿:
1. 办公桌:
(1)办公桌面的右侧张贴该岗位《岗位标识》(见附表二);
附表二:
岗位标识
部门(Dept):
照
片
岗位(Position):
姓名(Name):
物品清单:
岗位职责:
(2)桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品;
(3)文件夹竖直摆放,每个文件夹标注序号和文件名,以标识其分类及用途。序号和文件名要高低一致,字体、字号统一,式样如下:
①
Ⅹ
Ⅹ
②Ⅹ
Ⅹ
Ⅹ
(4)办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、便利贴、橡皮、计算器等,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;
(5)人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
2. 抽屉:抽屉里尽量不放办公用品。若放置需在抽屉左上角,用标签标注其性质(如:私人物品、办公用品、资料等),建议最下层抽屉放文件卷宗(各种信息、草拟的文件材料等)、资料;中层放置空白稿纸、不常使用的文具等;最上层放置私人物品(如辞典等);
3. 坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内;
4. 电脑:电脑置办公桌左前角,竖式主机置桌面下;
5. 垃圾篓:罩塑料袋,置办公桌下右前角;
6. 桌下不得堆积杂物;
7. 外衣或手袋:请置挂于衣帽间或抽屉内,严禁随意放在办公桌、座椅靠背上;
二、办公室整顿:
1. 办公室:桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件夹、电脑外无其他物品;
2. 垃圾篓:置于桌后;
3. 饮水机:放指定地点,用5S标识卡,标识清楚,不得随意移动;
4. 报刊:报架上报刊定期更新,阅读完后放入X展架。
三、文件、资料管理整顿:
1. 每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要和不要的,必要的分类保存,不要的全部销毁;
2. 每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一交送文控归档;
3. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外机密类文件,根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快做回收处置;
4. 硬盘内的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、