文档介绍：某企业销售管理信息系统分析与设计
系统规划阶段
1、项目背景
某企业是一家内部分工简单,业务流程短促的中小型贸易企业。长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力、奶糖等的销售和供应。随着企业的不断发展,不仅经营国内品牌产品的销售,而且为国际上知名品牌代理其产品的销售。企业经过近几年的奋斗,在副食品专营方面已具有较大规模,业务的范围已突破原有的地域范围,形成以总部所在地为中心的省际辐射,业务量和顾客数都扩大到以前的数倍。企业在快速成长的同时,对企业组织结构设计、业务流程的规划、各种数据存储和应用提出了新的要求,旧有的模式已不能再适应企业迅速发展的需要。随着业务的开展和市场竞争的加剧,企业的高层领导也意识到企业内部管理存在一些问题,信息技术的发展和普及应用给管理者带来了希望。他们希望通过信息化的建设改变企业的现状,能对市场机遇做出快速反应,给企业带来更多的利润。管理信息系统成功应用的案例使得管理者有信心通过管理信息系统的开发和利用改变企业的管理现状,使企业得到更好的发展。
2、企业现状
根据初步调查,目前企业拥有少量计算机,大多数工作人员对计算机的操作知识知之甚少,企业没有采用任何管理信息系统,基本工作大多由人工完成,计算机仅仅进行文字录入、处理,导致工作繁琐、重复性大,企业发展滞后。计算机在企业的主要功能停留在核算统计方面,无法应用到各个管理部门,即无法实现数据的共享。企业的业务流程中各个环节几乎都是手工操作方式,数据量大,使得工作人员工作量大,并且容易出现差错,效率低下。另外,企业是凭借单据实现部门间的作业顺序、业务关系,单据一般由顾客传递,使得顾客要在各个部门间奔波,客户满意度较差。企业现在的财务部与结算科的职能边界不清晰,容易造成权责不明确,在销售分析和核算上容易出现差错。由于整个业务流程都采用了手工方式,一些供需的信息不能及时的传给高层管理者,造成信息滞后,不利于决策者进行准确的市场判断决策,无法适应市场的瞬息万变。
信息是非常重要的,举个大家都熟悉的例子,长虹电器,在绵阳,四川长虹股份有限公司曾经是非常风光的一家上市公式,2000年以前的销售成绩非常好,每6个中国家庭中就有1个家庭拥有长虹彩电。从它的会计报表上看,长虹公司自上市以来每年都在盈利。1997年,长虹的净利润更是达到了26亿的高峰。但从第二年开始,长虹的盈利表现却开始掉头向下、节节下滑:1998年骤跌到20亿,1999年更是跳水式暴跌到了5亿元,到2000年,长虹的净利润已经滑落到不到3亿元的水平了。
当然长虹盈利状况恶化的原因很多,但是最主要的一个原因就是对市场环境变换的判断问题(信息不够,决策者的判断出了问题)。在城市家电市场,大家电的家庭拥有率已经饱和,几乎所有的家电企业的增长空间都已经非常有限了,除非出现某种突破。比如说开拓城市高端市场、农村市场或者海外市场,但是长虹却迟迟不动,使得其他家企业占了先机。(LG电子的负责人曾经接受记者采访的时候,说过这样一段话:“过去,彩电行业主要以低端产品为主,市场上流行的大多是低价位的产品,但LG电子认为彩电行业发展的出路应该是走高端路线”)所以LG电子于2001年7月在中国市场率先推出等离子彩电,在当时看来推出这种高价产品是冒了一定风险的。不过,后来的事实证明,LG电子的这种选择和眼光是正确的,LG电子的等离子电视产品一经推出就受到了中国市场的欢迎。
3、开发原因
基于上面的企业现状可知:企业的主要问题是手工操作致使工作效率低下,经济效益不高。许多繁琐、经常性、重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着工作人员,浪费了大量的人力、物力和财力。企业规模的不断扩大,企业业务逐渐增多,各个部门的工作人员工作量就会加大。该企业销售完产品后,没有提供相应的售后服务,由于数据处理都由人手工操作,资金方面没有合理计划,拖欠款的情况没有能得到即使有效的控制,影响资金周转。这样企业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就会更加激化,企业的发展迫切需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及企业未来发展。
在对该公司原系统的运行、实践进行初步调查,发现原系统计算机的应用只是收集、存储了不少销售、仓储等信息,但都是以WORD文档的形式存储的,其功能仅停留在查询、统计、打印报表等一般功能,而没有充分利用其丰富的信息资源为企业服务。在企业领导的支持下,为加强企业营销管理,开发一个对企业销售情况进行全面管理的管理信息系统已势在必行了。
目前,企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素。如企业内部有少数精通计算机硬件的高端人才,为信息系统的管理应用提供了前提;企业还拥有几十台计算机以及系统安装的硬件资源,企业领导和大多数员工的配合支持;系统开发应用潜力很大;系统的应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来,改善了企业内部