文档介绍：更新档案管理理念,实行档案管理信息化更新档案管理理念,实行档案管理信息化随着科学技术发展的日新月异,信息化技术被论文联盟运用到越来越广泛的领域中去,档案管理人员也应顺应高科技时代的需求,更新档案管理理念,尽快实现档案管理的信息化,以适应新时期的工作需要。一、当前档案管理工作的现状当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用”的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、“你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次,以前纸张是主要的存储介质,辅助的有照片、磁带等,而纸质文件的缺点是难于永久保存,容易受到外界环境的影响而损坏,而且占用大量的空间,不言而喻,管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化,越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质,更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏,将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因,馆室档案业务基础差,案卷质量不高,共享性差,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一的标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。二、档案信息化管理的优势档案管理信息化,是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理,以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较,其优势主要表现在以下三点:一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档,若数量庞大,需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现,这些存储介质体积小、容量大,仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的;二是在传统档案管理方式下,每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档,并按事由进行分类,便于查找利用,既可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性;三是在传统档案管理方式下,档案的检索、查询都要靠手工来完成,手续繁琐,程序复杂,给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引,还可以编制多角度、全方位的检索工具,检索、查询信息更加方便迅捷。三、实现档案管理信息化的主要措施 1、提高对档案管理信息化重大意义的认识人事档案工作向来以默默无闻,无私奉献著称,档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面,就要不断地更新观念,勇于进取,努力学习建设有中国特色的社会主义理论,关注改革开放的新形势、新问题,把档案管理工作与社会活动结合起来,使档案工作由封闭型向开放型转变;在信息化不断深入的新时代,要不断强化档案管理的现代化、科技化意识,不断强化计算机管理档案的意识,这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。 2、提高档案管理人员的信息化素质档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意