文档介绍：《企业技术档案管理制度》
为规范档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。
第一章企业技术档案及立卷
1、档案资料是公司行政办公、商务活动、技术管理中不可缺少的要素。凡公司总部及各分公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向档案管理人员提交备份,从而保证档案资料的完整性、延续性、真实性。
企业技术档案是指咨询单位从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。
2、档案管理人员负责公司及分公司档案管理、文书立卷等工作,并对各分公司档案管理工作进行监督、指导。各分公司负责人应重视业务往来中文件资料的管理和文书立卷工作,配合档案负责人员进行文件的归档工作。
3、档案立卷管理实行谁咨询谁立卷责任制。
各分公司项目经理在咨询服务过程中负责收集、整理和分类归档材料,咨询终结后按照它们在形成过程中的联系和规律立卷。项目经理对项目档案的完整性、真实性、系统性和规范性负责。
第二章管理的原则
1、遵循工程造价咨询文件材料的形成规律,保持卷内文件材料的系统联系;
2、正确分析和鉴别文件材料的保存价值;
3、按委托项目分别立卷(即“一个项目一卷”);
4、卷内文件材料应真实、完整,审批和签章手续完备;
5、卷内文件材料的制作和书写必须规范、清淅,益于长期保存和利用。
第三章归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料,如:公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等,均属归档范围。
2、商务档案包括公司进行的商务活动、制度变更、资质变更、升级等资料文件。
3、企业技术档案的内容。
工程造价技术档案可分为过程文件和成果文件两类。
过程文件应按照造价咨询项目的类别各自制定文件目录。主要包括:委托服务合同,工程施工合同或协议书,补充合同或补充协议书,中标通知书,投标文件及其附件,招标文件及招标补遗文件,竣工验收报告及完整的竣工验收资料,工程结算书及完整的结算资料,图纸会审记录,工程的洽商、变更、会议纪要等书面协议或文件,施工过程中甲方确定的材料、设备价款、甲供材料、设备清单、承包人的营业执照及资质等级证书等。
成果文件包括:投资估算、工程概算、工程预算、工程量清单、招标控制价、工程计量支付文件、工程索赔处理报告、工程结算等。
工程档案需要填写表格包括:《造价咨询项目成果征询意见表》、《造价咨询项目成果文件盖章申请表》、《造价咨询项目基本情况表》、《委托方提供资料清单》、《项目操作人员配置一览表》、《报告签发单》、《签收单》、《归还给委托方的文件资料签收单》、《委托单位评价表》。
4、法律事务档案(公司签订的各种合同)。
5、企业技术档案归档要求。
主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。
1)、咨询成果报告主要内容
(1)咨询报告书正本(需加盖公司公章、公司资质章、造价师注册章以及委托方公章);
(2)咨询项目各阶段的成果文件底稿文件及审核意见;
(3)技术文件,包括各类分析计算书、统计汇总表、工程造价审定单、工作底稿等;
2)、咨询依据文件主要内容
(1)委托方提供的主要文件:
a)《委托方提供资料清单》;
b)工程承包合同;