文档介绍：摘要:随着办公自动化,计算机的应用已经是工作人员的必备能力,但是在工作中,管理文件的不合理,造成工作效率严重下降,甚至丢失重要文件,无法挽回。从造成这些危害的原因着手,简要介绍管理电脑文件的科学方法。
关键词:5S管理;办公电脑;应用
引言
5S起源于日本,是国际上较流行的一种先进的企业现场生产管理方法,其目的是保证企业能够以最高效、最节约的方式生产。为了提高办公人员的工作效率,分析办公中遇到的问题,造成效率低下的原因,制定防治对策显得尤为重要。5S管理应用到办公电脑的文件管理具有一定的现实意义。
1 硬盘划分和文件架构建立的方法为了规范操作,系统一般应装在C盘,软件包和软件安装文件存放在D盘,文件放在E盘或者其他盘符。重要文件一般不可放在桌面,如若系统出现问题,避免丢失。文件管理的关键在于方便保存和迅速提取,所有的文件将通过文件夹分类组织,放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理,从硬盘分区开始到每个文件夹的建立,都应按照自己的工作和生活需要,分为大大小小、多个层级的文件夹,建立合理的文件保存架构。树形文件夹结构如图1。
2 5S管理
5S是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)和素养(Shitsuke)这5个词的缩写。
2. 1 整理整顿清扫
整理:把有用与无用的文件分开,再把硬盘中不需要的文件清理掉。①把有用的文件包括最近正在使用的软件,以及自己制作的文档、图片、视频录像等等;②把无用的文件识别出来并删除,其中不太好分辨的如确定不用的文件,不确定有什么用处的文件,均直接删除,在5S管理中有一个重要的原则就是没有标识的产品是不合格产品以垃圾处理。既然不知道是干什么的,就毫不犹豫地删除。
整顿:把需要的文件定量、定位,以便用最快的速度取得所需,在最有效的规则****惯和最简捷的流程下完成工作。其要点是文件存放要有固定的盘符和区域以便于寻找,存放区域要科学合理,文件存放达到目视化,存放不同文件的区域采用不同的文件名加以区别。即先把软件和资料分开,一般把软件存放在D盘,资料存放在E、F盘。
①对软件进行分类。安装文件确定后存放在软件的文件夹,安装以后的文件,默认安装以后的文件存放在Program文件里,按软件的用途一般分办公软件和系统软件;②对文档资料分类。分类原则按照时间和空间进行,便于寻找和以后处理失效的文件。一个文件夹存放50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。
清扫:将电脑保持在无垃圾文件、系统干净、桌面整洁的状态。①发挥快捷方式的便利。访问比较频繁的文件或文件夹,可以右击选择“创建快捷方式到桌面”,即可省去大量寻址的时间,又可避免系统崩溃对文件的危害;②及时处理电脑系统因运行而产生的垃圾文件。清理垃圾文件可以借助一些辅助工具,如超级兔子、360安全卫士、优化大师等。
2. 2 清洁素养
清洁:将我的电