文档介绍：企业电子邮件沟通规范及技巧
电子邮件沟通的重要性
电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式
企业用户电子邮件的用途:
日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息、展示企业形象等
电子邮件沟通的重要性
现代企业的工作强度加大,工作量加大
领导没有那么多时间面对面听取工作汇报
而且领导也更健忘,需要邮件提醒据统计
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事,就是打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人,下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人,即使下班或周末在家休息,也要强迫症式地登录公司邮箱,查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则:面对面抄送是为了明晰责任
作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
内容大纲
需要发送邮件的情况
邮件格式
邮件发送对象
邮件内容
发邮件的基本技巧
注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告
部门之间事务往来
通知
知识推荐和信息传递
没有见面交流条件的其他交流内容
难以简单用口头表达说明清楚的事项
邮件格式
标题
邮件抬头
结尾签名
邮件一定要注明标题
标通标题:常人们会根据主题判断邮件的重要性
尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意
一封信尽可能只针对一个主题
如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称
呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注
Email末尾加上签名档:可包括姓名、职务、公
司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数
过多:
电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分
邮件发送对象的选择(1)
工作计划的发送对象
项目通报类的邮件
寻求跨部门支持的邮件
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,
抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人
主送给项目小组成员
抄送给项目小组成员的直接上级
项目主要领导
一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级
同时抄送本部门的直接上级
这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择(2)
回信时注意保持线索
想回复对方的回复,就不要创建一封新邮件。
一旦失去关联,双方就难以跟踪邮件的次序,尤其是经过多次收发的邮件
邮件发送对象的选择(3)
选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通,避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
全体邮箱:全体技术中心、技术支持全体员工,只有一定级别才能发送