文档介绍：存货管理业务流程
业务流程范围
1 所涉及的业务范围
存货的采购、入库、保管、出库、退库、清查、处置以及账务处理。
存货的范围包括:手机、SIM卡、数据卡、有价卡、话机、备品备件、低值易耗品、其他营销用品等。
2 所涉及的部门范围
存货管理部门(物资采购中心、财务部、市场经营部、数据部、、办公室);采购部门(物资采购中心、财务部、市场经营部、办公室);有价卡管理部门(物资采购中心、财务部、计费中心);安全保卫部门
涉及的应用系统和重要电子表格
应用系统: ERP系统、OA办公系统、智能网系统、BOSS系统、经营分析系统
重要电子表格: 盘盈盘亏报表、存货跌价准备计算表
目标
1 合理确保存货记录的真实性、准确性、完整性和及时性;
2 合理确保存货实物管理与账务记录之间职责存在适当分离,减少欺诈和舞弊行为的产生;
3 合理确保存货的实物安全。
风险
1 存货账务记录可能不及时或不准确,造成存货价值不准确;
2 可能因缺少适当的职责分离,引致存货损失;
3 资产保管不当或记录混乱,造成资产账实不符;
4 存货实物保管可能未能良好监控,可能导致资产损失;
5 积压或过期存货可能不能及时发现并采取适当行动进行处理。
相关会计科目
现金及现金等价物、存货、应付账款、其它应收款、其他营运支出、其他收入、其他支出、营业外收入、营业外支出
流程描述
存货管理
存货的采购
采购申请的审批
存货需求部门通过OA系统或书面申请提出存货采购需求。根据采购涉及的金额,经适当授权的需求部门负责人或公司管理层批准采购需求并将采购需求通过OA系统或书面形式传达至采购部门。采购部门经适当授权的人员根据预算和库存情况复核采购需求并在OA系统中或以书面形式批准确认。
采购部门根据采购涉及的金额确定是否需履行招标程序。对于一定金额以上符合招标条件的采购,采购部门履行至少有三方供应商参加的招标程序;对于一定金额以下不符合招标条件的采购,采购部门在合格供应商名录中选取采购供应商。
采购部门根据初步确定的供应商、采购单价以及采购数量提出采购申请书,根据涉及金额的不同,提交采购部门负责人或公司管理层审批,并在采购申请书上签字确认。()
采购部门根据经批准的采购申请书履行合同会签程序并与供应商签订采购合同。
采购订单的建立
只有经授权的采购部门专门人员才可以在MIS系统中建立及更改采购订单。()
采购部门负责创建采购订单的人员根据签订的采购合同在MIS系统中建立采购订单,在订单中输入存货类型、单价、数量、供应商等信息。采购部门在MIS系统中创建采购订单时,供应商仅能够从MIS系统中的供应商名录中进行选择,从而确保采购订单只能下达给供应商名录中的供应商。()
采购订单应连续编号,以确保对其完整性的有效监控。
采购部门定期(如每季)通过MIS系统生成未关闭采购订单(尚未收货的采购订单)清单,审阅其中长期未关闭的采购订单明细,及时查找原因并积极跟进。相关人员应在未关闭采购订单清单上签字确认,以建立必要的问责制。()
采购订单的修改和取消
采购订单的修改和取消以合同的变更或取消为依据。
采购部门负责建立采购订单的人员根据变更后的合同或合同终止协议在MIS 系统中修改或取消采购订单。
授权在MIS系统中修改或取消采购订单的人员应独立于采购执行人员。如在MIS系统中创建采购订单的人员不能独立于采购执行人员,采购部门经适当授权的人员应根据变更后的合同或取消合同的证据对MIS系统中的采购订单进行复核,确认采购订单修改的信息是否与采购合同一致,在MIS 系统重新批准采购订单,重新启动采购订单的可用状态。
在采购订单相应的存货已入库的情况下,根据变更后的合同,采购部门负责采购订单的人员通知并确保仓库MIS系统管理员在MIS系统中进行存货退库处理后,对MIS 系统中的采购订单进行修改后,重新办理存货入库手续。
合格供应商管理
只有供应商维护部门经过授权的供应商信息维护人员才能在MIS系统中对供应商记录进行创建和修改。对供应商名录进行的修改和维护均保留有系统记录。()
采购部门采购人员将评价为合格供应商的供应商信息,包括供应商完整名称、账号以及地址等,记录于供应商创建/更改申请单。采购部门负责人就采购人员对供应商的评价程序进行监控并对合格供应商的选择进行审批。经适当授权的管理层审批后的供应商方可被提交至供应商维护部门,由其建立供应商记录并纳入合格供应商管理。对供应商信息的修改亦应取得经适当授权的管理层的审批。()
财务部门独立于应付账款记录的人员根据采购部门提供的供应商