文档介绍：会议活动执行要求会议准备内容主要工作要求及内容说明相关责任人联系方式备注一、前期事项准备1、活动选址要筹备一次活动,需要事先了解活动的主题、达到的目的、邀请参会的人员人数和情况,来决定活动的内容和方式,以及经费预算。以此为根据来选择适合的住宿酒店和会场。酒店形象好、使用年代较短、交通方便,之前可根据实际情况与酒店销售经理进行公关。入住酒店的房价,要事先询问携程网的协议价格,与酒店最终确定的价格要比携程网的协议价格低。会议筹备负责人会场课桌布置根据具体人数而定,30人可摆放成“会议”形,30人以上摆放成“课桌形”。,否则会有压抑感。、预算审批根据活动内容,做费用预算,提交领导审批。费用内容可以包括:讲课费用,租车费用,主持人费用,住宿费用,餐饮费用,会场租赁费用,茶歇费用,旅游费用,会务费用签字流程:产品线经理-市场部经理-总裁3、活动安排和发文预算审批通过后,把活动日程和内容整理成文,发布给销售系统,向分销商和客户传达。要尽早发通知,保证足够的时间让业务员与客户沟通。业务员,销售经理,市场经理4、客户报名信息收集客户信息包括:地区,地区市场经理,地区销售经理和业务员,医生姓名,医生单位,医生联系电话,往返目的地的交通方式,往返目的地的时间,医生的民族等。客户的信息务必准确,因为涉及到酒店房间数的确定、用餐安排和活动车辆的租用等涉及较多金额的环节。分销系统运营助理梁尽祎:1605赵敏娜:19245、住宿房间数量、用餐地点和车辆使用次数的预估根据参家活动人员的信息收集,与酒店方面沟通,做出住宿房间数量和用餐情况的估计,要有一定的浮动数量。在参加活动人员信息基本收集完成之后,进一步与酒店确认房间数量和用餐人数。车次的使用根据活动安排,排出车辆的使用时间,预估的车辆座位数目,提交给租车公司。会议筹备负责人6、讲课专家的邀请预算审批通过后,根据活动主题,邀请相关领域的专家。讲课题目要提前与讲课专家沟通后,尽早确定。之前要让与专家对接的同事,向专家说明会议的参会人员。客服中心邢佳邢佳:1921二、前期物品准备1、水会议期间的矿泉水,需贴上纳通水标市场部会务专员韩再辉:2032会议准备内容主要工作要求及内容说明相关责任人联系方式备注2、易拉宝、横幅根据会议主题,选择相应产品的易拉宝。根据会议题目,制作横幅。市场部会务专员韩再辉:2032横幅可通过酒店制作,把尺寸和题目要提前交给酒店相关负责人3、播放设备笔记本电脑,翻页器,投影仪会议筹备负责人4、纳通小笔记本、中性笔、桌旗、纳通纸袋、温馨提示卡、咖啡搅拌棒、纸杯会议当天要使用的物品。市场部会务专员韩再辉:20325、展览器械根据会议内容,向物流中心调拨器械到会议当地。会议筹备负责人把出库单保存好,后续清点时需要用到6、小礼品陶瓷刀,骨科尺,卷尺,解剖光盘等。市场部会务专员韩再辉:20327、茶歇以简单,优质,丰富为准,记得准备抽式纸巾。香蕉等水果需当天购买三、前期准备的其他1、确定主持人负责会议串场和专家介绍,保证会议开始时间的预留,大概需要30分钟时间。2、指路牌与酒店协商,制作指路牌四、客户报到注册1、现场停车位安排如果活动规模是比较大的,还要与保卫处取得联系,准备好停车场地,安排好停车引导人员。2、接机、接站客户信息确定下来之后,根据航班信息、火车车次信息,与租车