文档介绍：第5章项目跟踪初步
项目跟踪概述
保存比较基准
保存中期计划
更新项目的实际信息
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第5章项目跟踪初步
本章的主要内容是“跟踪”,简单地说,就是如何及时、准确获得项目的实际执行情况,并与项目计划进行比较,从而及时发现执行过程中的问题。本章主要介绍项目跟踪的基本原理和方法,至于如何通过跟踪对项目实施有效的进度和成本管理,将在第7章和第8章中详加阐述。
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项目跟踪概述
什么是“项目跟踪”呢?
它是指项目管理者在项目实施过程中对项目进展的有关情况及影响项目实施的内外部因素进行及时、连续、系统、准确的记录和报告的一系列活动。传统项目管理过程中,主要依赖于完整的跟踪流程和良好的协调工作来保证跟踪的质量,随着IT技术的普及,项目各级管理人员可以借助于Project来对跟踪过程进行科学、快速的管理。
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项目跟踪的必要性和作用
通过跟踪可以达到如下目的:
了解和考核成员的工作情况。任务分配下来后,项目经理必须及时、准确地了解所有工作的进展情况,通过项目跟踪,能够考察出成员对项目任务是否胜任。
调整工作安排,合理利用资源,完善项目计划。在执行过程中,很可能项目的内外部因素与制定计划时发生了改变,尤其是计划时对任务工作量的估计可能出现偏差,这时就需要项目经理进行任务调整,而跟踪项目现状是合理调整的基础,使得计划更符合实际情况。
统计并了解项目总体进度、成本和其它信息。参照某种标准衡量跟踪结果能给项目相关人员在把握项目进度和成本上提供方便,比如采用工具可以自动生成项目完成百分比、实际成本等,可以让项目相关人员了解项目的完成情况。
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跟踪的内容
通过理解项目跟踪的含义,可以看出项目跟踪包含了传统项目控制中所具有的“监测”功能,也就是对项目的监督和测度。随着项目管理的科学化、信息化;管理人员水平的逐步提高,监督的作用趋于弱化,而测度和收集信息的比重越来越高。
跟踪的两大内容
一是对项目计划的执行情况进行监督。
二是对影响项目目标实现的内外部因素的发展情况和趋势进行测量和预测。
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项目跟踪程序
观察。想在问题刚发生时就要捕捉到具体信息,这需要敏锐的观察和判断能力,此外还需要正确设置观察点、观察时间等。
测量。测量需要一定的技术和手段,要借助于一定的工具,例如定期报告等。
分析。根据观测得到的数据,找出有关问题并提出解决办法。
报告。
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保存比较基准
什么是比较基准
“比较基准”可以理解为项目计划的不同保存版本。为什么项目计划会存在多个“版本”呢?因为计划不是一成不变的,我们需要不断地修改和完善它,所以会出现多个版本。虽然最终的那份项目计划是最重要的(往往是执行的依据),但有时也会用到以前的版本,所以Project中一个项目可以最多保存 11 个比较基准。每条比较基准包含任务、资源和工作分配的信息,例如任务的开始日期、完成日期、工期、工时和成本估计值。
名称
说明
任务信息
任务的开始和完成日期、任务工期、工时、成本、任务拆分等
资源信息
资源的工时、成本、时间分段工时以及时间分段成本
分配信息
开始和完成日期、工时、成本、时间分段工时及时间分段成本
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保存比较基准
为什么使用保存比较基准呢?通常在项目计划“定型”以后需要第一次保存比较基准,以后修改项目计划时,可以适时地保存(并不是每次修改都要保存,一个项目运行保存11个比较基准,用户可以挑选比较重要的项目计划版本保存)。比较基准是用于衡量项目变化的主要参照点。
【例5-1】保存比较基准
打开“新产品”模板,假设此时初步的项目计划刚刚完成,请将当前的项目状态保存为比较基准,并将文件另存为“05-”。
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选项名称
说明
保存比较基准
将当前的项目状态保存为“比较基准”信息,最多可以达到11组
保存为中期计划
将任务的“开始时间/完成时间”复制到“开始时间m/完成时间n”中,在已经保存的若干比较基准计划或中期计划之间进行数据复制
复制
选择欲复制的信息来源
到
选择复制信息的目的地
完整项目
保存或复制整个项目的相关信息作为比较基准或中期计划
选定任务
只将选定任务的信息保存或复制到比较基准或中期计划中。该选项在为项目设定比较基准之后增加了任务时使用
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【讨论】
(1)到目前为止,读者也许根本看不出保存比较基准的作用,这是因为保存在比较基准中的信息与项目计划的最终版本没有任何不同。可是如果以后修改了项目计划,最终版本的状态发生了改变,那么比较基准的作用就体现出来了,我们可能需要比较当前状态与原定计划的不同之处,以找出存在的问题。
(2)上面的操作是将整个项目的当前信息保存为比较基准,如果只想保存