文档介绍：电子商务信函禁忌篇一:商务信函第1节商务信函的布局当写一封商务信函时,你需要遵守一定的标准格式。通常来说,一封商务信函应该有以下七个主要部分组成:信头,日期,封内名称和地址,称呼,正文,结尾敬辞,签名。但是根据信件的不同类型,还可能包含以下内容比如,编号,经办人,主题,附件,抄送和附言。(1)信头信头通常放在信笺上部中央。信头包括发信人公司名称,地址,电话号码,电报、电传地址传真号,网址,甚至电子邮件地址等信息。(2)日期日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时,需注意以下几点: (3)信内名称和地址这一部分指收信人的姓名和地址,包括的信息应按以下顺序排列: 1)收信人的姓名和头衔 2)收信人的公司名称 3)公司名称和门牌号,街道名称和号码 4)区/镇/市名 5)国家/州/省的名称以及邮政编码 6)国家名称当写信内名称和地址时,可以参考以下信息: ?为了表示你的礼貌,可以在收信人的名字前面加诸如先生,女士,小姐等尊称。?如果收信人的名字不知道,你可以称呼他为销售经理,副总,总裁等官方头衔。?信内名称和地址的例子: (4)称呼每封信通常以称呼开始,根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度,称呼是不同的。?如果信是写给个人的,在名字前面加礼貌用语。比如:亲爱的史密斯先生,亲爱的珍小姐,亲爱的琼斯女士。有时,一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面,比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士?如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话,可以使用“DearSir”,“DearSirs”,“DearSirorMadam”,或者“ToWhomItMayConcern”。但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“DearSirs”。?美国人写信时,通常在称呼后面加冒号,而英式写法则用逗号代替。 DearMissJane:(Americanstyle) DearMissJane,(Britishstyle) (5)正文这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传递一些信息,开始写之前,应该注意以下两点: 写这封信的目的是什么? 呈现这封信最好的方式是什么? 写信时,你应该把写好商务信函的七条原则记住,这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业,清楚,正确并且容易理解。(6)结尾敬语这部分不过是以礼貌的方式结束信件,以下是商务信函中最常用的结尾敬语。签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名。签名通常包括以下内容: 1)写信人代表的公司名称 2)写信人手签 3)打印签名 4)写信人工作职位。根据不同的目的,一封信也可能包括以下一个或几个方面: (1)编号编号可以使回复与先前的通信相联系,并确保它们可以及时到达正确的人或部门。它可以避免处理信件时的误解和麻烦。编号可以采用以下三种方式: ?当一个公司给另一公司写信时,编号通常在信头上注明“Ourref.”or“Yourref.”?编号可以作为回信首段的一部分,比如: “Thankyouforyourletter,referenceAB01,of4May……”感谢您五月四号发来的编号为AB01的信件。?编号可以在主题中出现。如: DearSir,Thankyouforyourletterof4May. (2)注意项当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时,经办人是必要的。它通常放在封内名称和地址与称呼之间,并标下划线。可以使用“Attention:”,“Attentionof”,or“FortheAttentionof”这样的表达方式。然而,如果你知道收信人的姓名,就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行,避免用注意项。比如: (3)标题有两种类型的标题:主标题和段落标题。?主标题这种标题放在称呼语的下面并标下划线。它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门。如果来信含有标题,你最好在回信时使用它以便提醒发信人。如果你要开始一个通信,使用标题可以由同一主题引出许多信件。?段落标题标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。段落标题都用大写字母,其后用句号(有些人更喜欢用冒号或者破折号)来将标题和内容间隔开。段落标题可能有用,但是最好是一封信只涉及一个主题,因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。比如: 我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。付款条款:通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证付款,信用证必须在装运期前一个月到达我方。装运条款:必须在六月底之前装运,禁止转运和分批装运。包装条款:货物包装在纸箱里,用柔软材料衬着,每箱装10小包。(4)代理人签署“PerPro.”是拉丁语perpr