文档介绍：关于秘书素养的几点思考
文章标题:关于秘书素养的几点思考
关于秘书素养的几点思考
引言
做好办公室工作要强化三种意识:
1、角色意识办公室是个综合部门,联系上下,沟通左右,同时还是个门面、窗口。办公室工作的好坏,直接关系到领导工作,关系到整个机关的工作。“办公室工作无小事”。作为办公室的一员,不管身处
何岗位,都要有很强的“角色意识”。
2、服务意识办公室工作就是服务:为领导服务、为机关服务、为基层服务。从事办公室工作,就得甘于平凡、甘于繁琐,搞好服务。办公室工作“日计有余,岁计不足”,因此必须有一点奉献精神,要会唱孙悦的《祝你平安》。
3、勤奋意识曾国藩云:勤则有材而见用,逸则无劳而见弃。做好办公室工作必须始终做到四“勤”:勤动脑、勤动手、勤动脚、勤学习。
勤动脑:多观察,多思考。对工作中的事情反应敏捷,要有悟性,善于“感悟”。
勤动手:多收集第一手资料,多写。勤能补拙。
勤动脚:多跑腿,多搞调查研究。只有“眼观六路,耳听八方”,方能耳聪目明。不深入基层,不搞调查研究,动口则所云不详,动笔则言之无物,言之无味,空洞寡淡。
勤学习:办公室工作人员应有较好的知识素养,“腹有诗书气自华”,“图书馆就是美容院”。加强学习,有一双慧眼,方能清醒做人,成功办事。为了事业的成功,为了理想的实现,我们要“所虑时光疾,常怀紧迫情”,少些应酬,少些闲聊,少些酒杯牌场,少些无所事事,把自己融入知识的海洋,吸取智慧的琼浆玉液。
一、秘书人员的素养
秘书是一种特定的社会角色,全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是:要象心理学家一样善于洞察别人的心灵;要象文学家一样善于驾驶文字;要象外交家一样有潇洒的风度;要有灵活运用各种办公自动化机器的能力……
社会对秘书人员有一种期望:能干、善于处事、谦虚友好等。
作为秘书人员,对自己应有较高期望。社会心理学认为,对自己期望高的人,相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。皮克马利翁效应。
大致说来,秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德4种训练。换言之,一个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养和职业道德。
(一)才干素养
做工作要尽可能做得出色,这就需要才干。秘书工作所需要的才干包括哪些?
1、精明的办事能力
秘书的基本职能就是办事,办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力,必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富为基础。
办事能力主要体现在:
1)理解和领会能力:就是要听得快,听得清,记得牢。为此,要有集中的注意力,灵敏的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,机智的组合力和精湛的品评力。
2)条理和驾驭能力:善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。
3)口头表达能力:这是对秘书职业的特殊要求。会说话,这是一门学问,而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢?起码要做到:①口齿清楚,②达意准确,③有点说话的艺术。前两条是最基本的,第三条是进一步的要求,它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。
类语言学认为人的口语由两部分构成:声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质,功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。
提高口头语言表达能力还应研究体态语。
4)应变能力:世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的,人们办事的计划和预案,常常会与现实不大相符,甚至大相径庭,有时会突然变化,把原来的计划和预案完全打乱。在这种情况下,秘书人员要胸有成竹,临机不乱,迅速做出抉择,一案不行另换一案,原则不变,灵活处置。
5)交际能力:处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问,人情练达即文章
”。一个秘书如果很善于交际,见面就熟,使人很容易接近,也容易被人信赖,那么,办事的成功率就比较高。秘书的交际能力,多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是工作关系,秘书要处理好与领导的关系,关键是出色地做好为领导服务的工作。
还有其他条件。总之,办事能力是个综合水平的体现。
2、较强的文字表达能力
自古以来,中国人就视文章为“经国之大业,不朽之盛事”(曹丕《与吴质书》)。真正写好文章,不是小事,而是关系治国安邦的大事,千古不朽的好事。文字表达能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道。人们常把秘书称为“秀才”,道理正在于此。
写作是个痛苦的过程,常给人“难产”的感
[1] [2] 觉。
秘书人员文字表达能力的形成和提高,有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。有一言应记取:文章得失不由天,厚积善识多实践。
公文写作应达到的境界是:“信、达、雅”,准确、简明、流畅、有韵味,但不