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【办公室管理】期末复习
第一章办公室实务概述
★一、办公室的两大职能:政务(或业务)服务和事务管理。
事务管理是为政务服务而展开的辅助性工作
二、事务管理的特征:服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。
★三、办公室实务:就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主,所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。
四、我国文秘工作内容可以分为15项:1、文书撰写(上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等);2、文书制作(打字、复印、编排、装订等);3、文书处理(收发、传递、办理、立卷等);4、档案管理(归档、坚定、管理、提供等);5、会议组织(准备、记录、文件、善后等),6、调查研究(计划、实事、分析、研究等);7、信息资料(收集、整理、提供、储存等);8、信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等);9、接待工作(日常工作来访与计划来访接待、安排、服务等);10、协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等);11、督查工作(政策推行或决议实施的监督、检查等);12、日程安排(为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等);13、日常事务(通讯、联络、值班、生活、管理等);14、办公室管理(环境、设备、经费等);15、其他临时交办的事项。
五下上司交待的事项;2、执行上司留在录音机中的吩咐;3、档案管理(个人的、机密的);4、阅读并分类信件;5、以电话往来维持和外界的良好公共关系;6、替上司订约会并做好记录;7、按上司的口头或书面指示完成信函;8、在权限内按自己的意思发出信函;9、接待来访宾客;10、替上司接洽外界人士,例如记者、工会职员等;11、自动处理例行的事务;12、为上司安排旅行或考察;13、替公司宾客订饭店的房间、定机位、发电报、打电话;14、准备好公司要公开的资料;15、替上司收集演讲或报告的资料;16、协助上司准备书面的财务报告、研究报告;17、整理并组织好粗略的资料;18、替上司保管私人的,财务的或其他的纪录;19、协助上司申报交纳所得税及办理退税;20、督导一般职员或速记员;21、安排会议事务,并做好会议记录或纲要;22、复印资料。
其中8、10、15、16、18、19、20属于高级秘书
的职责,其余15项文员涉及或部分涉及。
六、我国外资企业或合资企业办公内容:1、办公室环境的布置和整理;2、通讯事务、电话、信函和邮件处理;3、执行上司交办的事项;4、照料上司身边的琐事;5、接待宾客和员工的来访;6、记录上司指令及会谈、会议内容;7、打印文稿及表格;8、收集及整理各种信息;9、保管办公室设备及用品;10、外出办事,如银行、邮局、税务所等。
七、主要办公器械的使用
★传真机的使用:应注意:(1)发送前邀监察原稿的质量,纸张太厚或太薄的文件,有皱褶、卷曲、潮湿或切边不齐的文件不宜发送,以免发生堵塞、损坏等现象,还应将文件上的紧固件如回形针、订书钉、胶带等除去,以防出现机器故障。(2)如果要发出的文件很长,那会占有对方的传真机很久,应该先打电话给对方,询问什么时候发送最合适。(3)每一份传真也许会经过许多人的手才能送达当事人,文员应注意保密,所以最好不用传真发送一些私人或机密的图文。如要罚,应请对方站到传真机前去等待收件。(4)文员不要以为什么