文档介绍：以工作流为中心的电子邮件信息发布
(管理学院信息管理与信息系统系信息管理与信息系统专业何嘉)
(学号:1999044232)
内容摘要: 很多组织内的工作,例如: 发行新书,会议公告,备忙碌等等,都有必要
开发一些能高效发布信息的系统。然而在组织中这些直接处理信息发布,储存,操作以及取
回的系统机制还很缺乏。这篇文章首先我们分析一下运用传统“邮件列表”发布信息的优缺
点,之后我们建议设计一个新的工作流机制来发布信息,这个工作流机制有能力通过电子邮
件的传送来增强信息发布的效率与效果,最终达到我们的目的――完善信息发布系统,此外
这种全新的方法与其他信息发布的方法有着一定的关系。这个研究主要内容包括:1)为组
织里信息的发布介绍一种以工作流为中心的新观点;2)分别从基于动态邮件列表与信息匹
配这两个新的角度入手对工作流进行分析;3)建议建立一个新的信息供给与信息需求匹配
的过滤算法。
关键词: 信息超载,电子邮件,信息发布,知识管理,工作流管理
教师点评: 本文研究了一个基于工作流的改进的邮件系统。作者首先查阅了系列相关文
献,分析了问题的难点,并在此基础上,研究了该邮件发送系统的设计和实现问题,并实现
了系统的原型。其中的算法研究和系统实现都有一定难度。论文表明作者具有良好的信息系
统方面的知识和较强的系统实现能力,是一篇很好的毕业论文。
一、引言(Introduction)
设计这个以工作流为中心的电子邮件信息发布系统的目的是为了通过实施一系列的措
施来正确选取邮件收信人,从而避免信息超载的现象出现。
那么到底信息超载是什么呢?首先让我解释一下:信息超载(Information Overload)的
定义最早出现于 1970 年 Alvin Toffler 的《未来震撼》一书中,后继学者 Richard Saul Wurman
在《信息焦虑》一书中则提出了信息焦虑的概念以表现信息使用者在大量信息面前缺乏抽取
所需信息的能力。他认为信息焦虑的产生源于我们所理解的内容与我们期望自己应该理解内
容之间的差距,并警告说由于缺乏时间反思,信息超载会将人们变为机械的信息查询者。关
于信息超载的定义不同学者有不同的描述,但总体说来都具有类似的特征:信息超载意味着
人们在与信息打交道的过程中,由于信息量过大超出了个人的有效处理能力,从而产生的面
对信息的低分析决策能力和无形的压迫感。具体来说包括五种情况:(1)信息使用者无法理
解特定信息;(2)信息使用者感觉信息容量过大;(3)信息使用者不知道自身所需信息是否
存在;(4)信息使用者不知道从何处获取信息;(5)信息使用者知道从何处能获取信息,但
不知道以何方式来获取。从客观的角度来说,计算机技术和网络技术的飞速发展,互联网作
为新的信息媒介形式的兴起,为信息超载的产生奠定了技术的基础。一方面我们看到互联网
信息的丰富性为我们解决自身信息需求提供了便利的新途径,另一方面我们也看到由于互联
网上信息数量的增加并不和信息质量的增加成正比,信息数量的无限度增多相对影响了信息
的“含金量”,造成了信息质量的降低。良莠不齐的信息充斥网络空间,既造成了学习者合
理利用资源的迷瘴,同时也是信息超载出现的客观根源;从主观的角度来说,所谓超载是人
们对信息过量所下的定义,它本身反映了人们在面对大量信息时的心理感受。认知心理学认
为人的信息加工能力是极其有限的,而外界的海量信息必然会使信息加工出现瓶颈,造成系
统的超载,因此人的信息加工能力的有限性是信息超载的主观根源。
在对信息超载这个概念有一定了解,知道了信息超载的危害与其产生根源后,现在我们
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回到这个信息发布系统上来,并从发送邮件这一小方面来试着采取一系列措施达到避免信息
超载的目的。
近些年来有的组织已经了开发了工作流管理系统(WFMS),把文件与任务安排放入电
子表格中,使商业信息能够自动地传送到相关的团队,生产商,消费者和供应者手中。工作
流管理系统是组织存储信息的仓库,特别是关于商业信息与日志,并且由于它有能力在组织
成员之间提供所需的动态连接,这一特点使它也适用于组织内部信息传送。
在这个研究中我们的目标是用工作流的观点开发一个新的方案来处理组织中信息发布
的问题。现在我们以管理学院体育节赛程安排为信息发布的例子:信息公告是一种共有的用
于共享与增强组织信息的手段,所以信息公告的发表具有代表性(注明:下面提到的研讨会
公告即是此例中的院体育节赛程公告,之所以保留研讨会公告关键字是因为组织中的研讨会
信息发布是此文章研究的主要方向,院体育节是例子,但也表明此系统也适用于学院的信息
发布)。正如之