文档介绍：关于解决保密工作中涉密文件资料管理存在问题的思考涉密项目保密工作方案摘要:文章对涉密文件资料管理中存在的问题进行了分析,同时提出了解决问题的办法与建议。关键词:保密管理涉密文件资料保密观念中图分类号:G203 文献标识码:A 文章编号:1004-4914(2013)07-237-02 保密工作历来是党和国家的一项重要工作,笔者所在的沈阳飞机设计研究所是国家重点科研单位,保密工作具有领域广泛、点多面广的特点。特别是在信息化条件下保密工作已不再是传统的“锁好柜门”、“关好门窗”、“看好人和物”的辅助性工作,而是要求越来越严格,管理难度越来越大。这就要求我们这样的科研院所在开展保密管理工作时,必须树立牢固的安全保密观念,不能心存侥幸,不能有一丝的懈怠。国家军工保密资格审查组到我所进行现场审查时笔者有幸被分配到管理组陪同审查,在现场审查期间我们发现问题最多的是各部门涉密文件资料(载体)的管理。下面就结合本部门的保密管理工作和陪检中发现的一些共性问题,谈谈如何解决保密工作中涉密文件资料管理存在的问题。一、现阶段涉密文件资料管理中存在的问题各保密单位纸质的涉密文件资料较多,为工作方便大多都存放在个人手中,虽然都建立了保密文件资料目录台账但还是存在着一些问题。 。以某部门为例:按照保密要求部门留存的涉密文件资料建有总目录台账,个人留存的涉密文件资料要有分目录台账。部门要求每个人在留存涉密文件资料时要先到部门保密员处建立本部门涉密文件资料总目录,然后每个人再建自己留存的分目录。在每月单位组织保密自查中都能发现总目录台账和个人分目录台账登记的内容不符,主要体现在两个方面:一是总目录台账多于分目录台账,原因是由于个人留存的文件已销毁(或已存档),自己只在分目录台账中作了删除,但没及时告知部门保密管理员,导致总目录台账多于分目录台账现象发生;二是总目录台账少于分目录台账,原因是个人收到需要留存的涉密文件资料没按要求到保密员处建立总台账。 。现场检查组要求台账的内容包括:文件资料的编号、发文单位、收文时间、份数(含附件)、文件密级、是否销毁(或存档)、销毁时间、监销人等信息都要在台账目录中体现。大多数台账都不符合要求。 。现场检查组要求保存在电脑中的密级文件要建文件夹,文件夹后要以最高密级标密,文件标题可根据个人工作方便决定是否标密,文件正文必须标密。但是一些标密要求与专家的要求有不一致的地方。 (定密)与涉密文件外带存在问题。在工作中存在涉密文件资料需要与外单位进行交流,在文件外带过程中,规定机密级(含)以上涉密文件要2人共同看管防止泄密事件发生。但工作中的文件定密可能不准确,有些文件中涉及的内容可能已达到机密级但定为秘密级文件,会造成泄密隐患,1人带涉密文件外出也同样存在泄密隐患。 。因工作需要有时确需留存涉密复印件或外来涉密文件复印件,但留存的复印件多数都无文件来源、经手人无登记记录。 。所有复印机都带有内存,并且具有一次扫描多次复印的功能。好多使用单位并不知道复印过的信息需要被删除。二、解决涉密文件资料管理工作存在问题的办法和建议笔者认为,要解决上述涉密文件资料管理存在的问题,必须明确管理部门,落实管理责任,健全管理制度,严格管理措施,强化技术防范和监督检查工作,严把文件资料的进出口关。凡是各种文件资料的进出均要集中管理,统一建立台账,统一办理借阅,做到涉密文件资料全寿命周期安全可控。 ,文件资料的存放可参考收发报纸杂志那样分部门存放。 (包括个人收到的)应由部门保密员及时送交所综合档案室建立本部门目录台账和按部门存放。建立的部门台账内容必须按审查组专家的要求尽可能地详细,做到闭环管理。 ,建议扫描到个人计算机中,按相应密级电子文档管理,该纸质文件送交所综合档案室并按要求建立目录和存放,个人手中一律不留存纸质文件资料。 ,由本人到所综合档案室办理借阅手续,及时归还。 ,全所要统一标准。 ,由该责任人组织落实定密工作,解决“怎么定密“的问题,建立规范化的定密程序。包括拟定、审核、批准、变更、解除、争议处理等定密工作的各个环节。 ,建议保密办公室结合各部门各专业的具体工作实际,修改、完善涉密文件资料外带管理方面的规章制度,加强制度的可行性与可操作性,提高外带涉密文件资料的安全性。 ,确实需要保留的复印件,应在