文档介绍：文书立卷培训材料
档案馆
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十二大类档案分类体系
以门类分类法为基础的
档案分类体系
党群、行政、教学、科研、基建、产品、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物
文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、荣誉档案等
关于我校档案实体分类方案 调整的说明
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2. 文书档案整理规则
中国华人民共和国档案行业标准
《归档文件整理规则》
(DT/T 22-2000)
华北水利水电学院档案分类办法
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文书档案整理
文书档案整理是指以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程
淡化“卷”的概念,以“件”为单位整理档案
“件”与“组件”的概念
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整理原则
遵循文件的形成规律
保持文件之间的有机联系
区分不同价值
便于保管和利用
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归档文件质量
书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求
已破损的文件应予修复
字迹模糊或易褪变的文件应予复制
超大纸张应折叠为A4规格
祛除文件上的金属物
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整理方法
文件分类
归档文件采用年度—组织机构—保管期限分类
先分年度:以文件签发时期为准,“组件”以装订时排在前面的文件日期为准,没有日期的,应考证出准确或近似日期。
再分组织机构:校党委讨论,以行政名义发出的文件,归入校办;业务部门起草,内容主要涉及某方面业务的,即使以学校行政名义发文,也应归入具体业务部门,如果内容涉及全局,则归入校办;联合发文一般归入主办单位,分不清主次,则归入最后最后承办单位。
最后分保管期限:永久、定期。
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文件初始鉴定
鉴选文件材料
划分保管期限
决定文件
“存”与“毁”
永久、定期
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文件的排列
在文书档案分类方案的最后一级类目即“保管期限”内进行
按事由结合时间、重要程度排列
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
“组件”以装订时排在最前面的文件时间为排序依据
不能考证出确切时间的文件,应排在最后
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文件装订
档案装订用专用的不锈钢夹和订书机。
定期档案,本身装订好的,可保持原状,本身没有装订的,应按要求装订。
装订由兼职档案人员完成,超过40页,由档案人员用传统的装订方法装订。
装订特殊组件时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
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