文档介绍：公司介绍部分
公司简介
北京艾维时代会展服务有限公司的前身为北京巨力会展服务有限公司与北京世纪天晓会展有限公司,分别成立于1998年和2000年。在会展业的高速发展机遇的带动下,为了进一步整合资源、提高服务的专业化与系统化,继而合并了以上两个公司,成立了以会议及活动组织与实施服务为主营业务、以展览展示设计、制作为辅营业务的北京艾维时代会展服务有限公司。
公司成立以后,以“诚挚服务、协作共赢”的服务理念与高度专业的执业精神,取得了良好的经营业绩,并被北京东方君悦酒店(Grand Hyatt)指定为惟一签约服务商,成功组织并实施了“华夏长城葡萄酒业集团葡园A区新品发布会”、“美国英科现代电脑技术与产品现场演示会”、“第四届华裔骨科学会学术大会”、“国家开发银行-北京城市规划研讨会”、“埃克森美孚2005年经销商大会”、“长江商学院系列开学典礼”、“可口可乐果粒橙发布会及誓师大会”等高规格会议及商务活动。并长期为耐克体育用品中国有限公司、可口可乐中国有限公司、资生堂化妆品中国有限公司及香港华裔骨科学会、中国国际经济交流中心等公司与团体提供服务。
我们始终秉承务实、诚信的服务本质、不以利益为最终导向,权衡公司收益与客户利益的平衡,提供高性价比的服务产品。
实施方案部分
合作方式:
一、分帐管理、各司其责
这也是我们通常熟知且运用的一种合作方式:组委会负责嘉宾邀请、稿件统筹、企业招商、资金管理等工作,会务公司负责场地安排、来宾接待、食宿安排、会务管理、场务协调、设计印刷、会场装饰、器材租赁等实施性工作,收取实际支出成本及与成本相关的服务费用。
优点:组委会可完全掌握控制会务资金,减少中间环节的损耗,充分发挥与利用各自的资源优势,责任分明。
缺点:需要配备相应的财务管理人员与相应的组织联络人员,需建立合理的申报审批制度。
合作方式:
二、集中操作、一步到位
整个会务交由一家公司处理,由合作会务公司成立针对此次会议的专门部门,集中就嘉宾邀请、稿件统筹、企业招商、资金管理、场地安排、来宾接待、食宿安排、会务管理、场务协调、设计印刷、会场装饰、器材租赁等所有工作于会务公司操作。会务公司收取除实际发生成本外剩余资金的分成。
优点:极大地减轻了组委会工作量,只须负责管理与监控即可;
缺点:不利于资金的掌控,增加了会务公司的运作成本,因会务对于行业的不了解而容易导致信息与资源的失真与流失,而招商也一般不是会务服务公司的强项。
合作方式:
三、第二合作商的解决方案
由于会务组织是一项极为繁琐复杂的工作,有连续性、协作性及紧密性等特点,每一大项的服务尽量由一家公司承担,如兼顾各种关系而必须采取两家合作商进行服务,建议以下方式进行分工,既合理地利用了资源,又避免了服务的冲突与责任分工的不明确:
1、服务较为全面周到的公司负责整个会议的组织协调及相关设施的制作实施工作(包括标准展位的搭建与安排);
2、服务次之的公司由组委会指定为参展企业特装展位搭建商,建议特装展位的参展商由此公司提供展览的设计及搭建工作,但此公司必须服从第一家全案实施公司的协调与安排。
会务管理与实施:
一、简单操作流程
确定提案
合同签订
CHECK LIST 制订
项目运作
场务协调
会务管理
后期考评
会务管理与实施:
二、场地的选择与划分
这是会议首要解决的问题,只有选定了场地,发函、招商等后续性的工作才能进行,对于场地的预订须从以下两个方面实施:
1、场地选择:四星级以上的商务型酒店。除了满足场地的容纳性,还须考虑与会期间展览活动、卫星会议及餐饮、住宿的安排,最好周边有层次稍低的酒店,以满足不同层次来宾的住宿要求。
2、场地划分:满足会议对各分场次的需求,会议厅外有足够的场地容纳参会企业展览、来宾报到的需求。事先进行场地勘查,进行相应的分区(如特装区面积的划分,容纳企业数量;标展区展位分配,容纳企业数量、卫星会场地及容纳人数等)。
备选场地:天伦王朝饭店(五星)、国宾酒店(五星)、新世纪饭店(五星)、京都信苑饭店(五星)。
会务管理与实施:
三、明确分工、联络接洽
双方一旦确定合作关系后,须进一步进行细化方案的制订与实施,其中,明确的分工与高效的联络接洽也是会议组织成功的关键所在。
1、CHECK LIST的制订:制订明确的责任分工与时间进度表;
2、实时确认:双方均按照时间进度表进行不同工作的完成与确认,均不得拖
延塞责;
3、专业沟通:利用现代化的高效办公系统,进行以文字为主,其它联络手段
为辅的联络方式,避免信息的流失。