文档介绍：《行政管理制度》起草部门批准(签字)批准时间执行日期编号企管中心目录一、会议管理二、车辆管理三、档案管理四、文件管理五、实物资产管理六、办公用品管理七、印鉴管理八、证照管理九、办公环境管理十、办公电话管理一、会议管理㈠、会议种类:1、运营协调例会会议时间:每周六参会人员:总经理、各中心经理、总经理秘书;2、专项工作会议:包括董事长、总经理、各部门召集的涉及多部门的专项会议如:“战略规划会”、“年、月度经营计划会”、“临时办公会”等。㈡、会议组织1、运营协调例会由企管中心组织。2、专项工作会由会议召集部门拟制《会议通知单》,提前一天报企管中心安排通知。3、企管中心负责会议《会议签到》、记录、起草纪要、纪要执行情况的跟踪和执行结果的上报。㈢会议纪律1、参会人员迟到、早退扣罚100元/人次;无故缺席视为旷工,依人力资源管理制度处理。2、会议期间,与会人员必须关闭手机或将手机调到振动状态。附表1:《会议通知单》二、车辆管理(一)车辆管理范围1、集团董事长、总经理专用车辆的日常管理。2、集团其他车辆管理(两辆捷达)。(二)车辆证照、维护、保养管理1、非车辆必带的证照,统一由企管中心保管。2、董事长、总经理专用车辆,由秘书或司机负责办理年检手续、保养、维修、清洁及相关费用的报销等工作。3、加油卡由行政部行政专员负责冲值及保管,并做好加油卡领用及车辆行驶里程记录。4、车辆必须到指定的4S店保养、维修。(三)车辆借用1、公司各部门借用车辆,由部门填《行政事务申请单》经企管中心审核交总经理审批后使用(或确定使用范围);2、长期借出车辆,由借车人办理年检、保养、维修、检验、清洁及相关费用的报销等工作。3、借车人员要按交通法等相关法律规定使用,否则造成经济损失由借车人承担。附表4:《行政事务申请单》三、档案管理(一)管理范围1、文件档案:在用的或不在用但需要保留备查的公司文件(红头)、会议纪要(运营会纪要)。2、要件档案:公司证照、固定资产、设备证照、技术资料、保修卡、法律文书等。3、合同档案:在用的和备查的销售、采购、服务等合同。4、人事档案:员工基本情况表、劳动合同及附件、考核情况表、培训档案、社保资料等。5、财务档案:包括账簿、凭证、报表、相关财务留存的批件等。 6、特殊介质档案:包括记录公司经营管理活动的音像资料以及奖杯、奖状、纪念品等实物类档案。7、其他档案:由使用人提出需要归档管理的重要文件、材料等。(二)归档管理1、文件档案由企管中心管理专员在定稿后一周内交行政专员归档。2、要件归档,由行政专员在办理相关手续后归档,需随资产、设备同行的要件,需到行政专员处登记备案后使用。3、合同档案归档,由行政专员在合同签订一周内收回合同原件,以传真件为原件的,合同中必须注明“传真件有效”字样,否则视为无效原件。4、人事档案归档,由人事专员在正式手续办完(或发放完)后一周内归档。5、财务账簿、凭证、报表及财务的相关文件,按季度送档案室归档。6、特殊介质档案,应由责任部门在形成后1个月内移交档案室归档,档案管理人员应随时收集具有保存价值的声像资料及其它实物类档案。7、其他档案由使用人在档案原件注明“需要归档备查”字样,送档案室登记归档。8、行政专员负责对上述档案归档按时跟踪、收集、催要,审计部负责按月审计归档情况,未按上述要求归档,每项扣罚50元。(三)档案保管1、行政专员负责档案室及档案的管理,各类档案必须分类分柜保管,其中:人事档案、财务档案设专柜保管,专柜钥匙由人事部和财务指定专人保管,行政专员负责其他箱柜钥匙及档案室门钥匙的保管。2、无论专用箱柜还是普通箱柜中的各类档案,在归档时必须填写《档案移交收进登记表》,由归档人与行政专员签字确认。(四)档案的借阅1、查、借阅档案的审核按以下程序执行:查阅本部门所属档案,需填写《行政事务申请单》,经查阅部门经理签字后方可查阅。查阅非本部门所属档案、或需要借出的,需填写《行政事务申请单》,总经理审批后执行。2、查、借阅档案不得圈划、涂改、增册、抽页、剪裁、折叠、损坏、丢失、违者每项处以100元以上罚款;3、行政专员负责对查、借阅档案的回收做验收、记录,档案发生丢失、坏损、找不到责任人时,由行政专员承担。(五)档案保存期限与销毁1、人事档案、财务档案的保存期限,以人力资源中心、财务中心要求为准;2、其他档案的保存期限,由行政专员每年与档案所属部门确认一次,如无保留必要,列清单经所属部门经理签字确认、报请企管中心审核、总经理审批后销毁。附表2:《档案移交收进登记表》、附表4《行政事务申请单》四、文件管理(一)范围1、规章制度、管理办法、实施细则、通知、公告;2、业务流程、设计文件、操作手册;3、填报的各种报表、纪要、记录等。(二)文件的制定管理1、各类文件的制定,由归属部门起草、企管中心统一组织讨论通过,经总经