文档介绍：Q/XS
XX科技有限公司企业标准
Q/XS G-00-006-2010
替代:

档案管理制度(试行)
2010年4月1日发布 2010年4月1日实施
XX科技有限公司发布
档案管理制度
目的
为使档案管理工作标准化、规范化,特制订本制度。
适用范围
本制度适用于对公司各类档案的管理,包括产品技术档案、经营档案、资质成果档案、质量档案、文书档案、财务档案、人事档案等。
术语及定义
企业档案
指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件资料,包括文字、图表、声像等不同形式的记录。
产品技术档案
在产品的研发、设计、试制、试验过程中形成的产品技术文件,整理归档后,命名为公司的产品技术档案。产品技术档案按照公司《产品技术档案管理规定》执行。
经营档案
公司在产品的营销、市场、对外贸易、采购等经营管理活动中形成的经营性文件,经整理归档后,命名为公司的经营档案。
资质成果档案
在经营管理活动中形成、取得的企业和产品的资质、荣誉、资助资金等成果档案。
质量档案
指与公司产品质量相关的资料,包括标准化、计量、产品质量、质量管理体系认证、3C认证、特种设备基本情况等内容。对所形成的文件材料整理后,命名为公司的质量档案。
文书档案
指在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的文书文件材料,包括各项决议、请示、报告、决定、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结、行政事务管理、企业文化建设、企业宣传、党组织、工会设立等。整理后,命名为公司的文书档案。
财务档案
指企业的会计凭证、会计账簿、财务报告、财务审计、资产、产权变动、固定资产等档案。
人事档案
指企业的劳动合同、薪酬、员工档案、考核、技能评定、奖励、处分以及员工教育培训等方面的档案。
保管期限
永久保存:是指档案无限期地尽可能长远地保存下去;
长期保存:是指档案须保存十五年至五十年。
职责
知识产权部(文控室)职责
负责档案管理制度的制订、修订和监督实施。
负责各部门移交档案的接收、整理、编目、立卷、借阅、保存等集中统一管理工作。
负责编制公司档案统一目录。
各部门职责
负责本部门年度内档案的收集、整理、立卷归档和保管。
负责本部门年度材料的移交工作。
协助配合文控室进行档案管理工作。
要求
档案的收集与归档要求
归档时间
产品技术档案根据项目进度进行归档,认证类档案在认证完成后进行归档,其余各类档案每年归档一次(于次年第一季度将上一年度的档案统一移交文控室保管)。
档案的分类、归档范围和保管期限
公司档案的分类、归档范围及保管期限参照《档案类目、归档范围与保管期限》(附件1)。
归档要求
1、各部门应指派专人担任兼职档案管理员,按照本制度要求进行档案的收集、整理和立卷归档。
2、归档的文件材料应保持完整、齐全,根据形成的自然规律,保持文件资料之间的有机联系,反映各项活动的真实历史面貌。
3、归档的文件资料应是原件,有电子版的,须将电子版一并归档。
4、文控室根据档案的归档情况,随时更新档案目录。每年第一季度各部门归档完成后,打印一份档案目录交总经理。
档案的整理
组卷
各类档案应按照《档案类目、归档范围与保管期限》(附件1)进行分类组卷和编号,同一类别档案按照形成的先后顺序和事件的有机关联进行组卷。每一案卷有单独的案卷号和案卷题名,案卷题名应全面、准确、简练地概括卷内文件的内容,最多不超过50个字。
卷内文件的整理
卷内文件应按照事件形成的先后顺序进行排序,应在每份文件上标注顺序号(档号)。每个案卷应填写《卷内目录》(附件2),置于卷首。
卷脊
各部门档案的卷脊应按统一的卷脊格式(附件3)进行编制。卷脊填写内容包括:类号/名称、年度、案卷题名、案卷号(档号)。
档案的移交
各部门兼职档案管理员负责本部门档案的收集、整理、归档和保管,在次年第一季度内将上一年度档案移交文控室归档,并填写《档案移交清单》(附件4)。文控室按《档案移交清单》(附件4)逐项核查接收档案,清点无误后双方办理移交签字手续,并各保存一份备查。
各部门如有需要自行存档管理的档案,应提出申请,填写《部门保管档案审批表》(附件5)和《部门保管档案目录清单》(附件6),经领导批准后可自行管理。自行管理的,应按本制度要求进行收集、整理和立卷编号,在每年归档时间范围内将《部门保管档案审批表》和《部门保管档案目录清单》移交一份到文控