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职务分析调查表:利于确定新工作职责
附件提供了两张职务分析调查表的样本。第一张表格侧重于文书和行政人员。第二张表格适用于高级管理人员。选择使用哪一张表格,应根据公司的具体需要而定;所选表格也应贴切反映公司的实际情况。表格中的各项也许十分清晰,也许只是建议性的。
第一张表格中提及的工作职责主要针对文书或行政人员的日常工作。其中一部分专门记录了工作人员从事专职工作的频繁性(D代表每天,W代表每周,M代表每月,O代表其他)。这利于确定主要的工作职能。
在录用经理或主管级人员时可使用第二张表格。对于这一级管理人员来说,工作的实质内容往往要比频繁重复单一工作更重要。因此,调查表应注重工作中作出的各种决策,人员情况及其所希望的工作内容。
职务分析调查
常规行政工作职能
活动频繁度
D W M O
打印标志、信件、信封及票据
编排版面并打印
校对
编写财务及统计报告
做口述记录
根据录音做笔录
打印并分发会议纪要
回复日常信件
安排约会、会议及诱程,包括预定
安排会议室
文件记录的存档,处理,分发及更新
机密文件的保存与处理
信件的阅读、分类及发送
接听电话,监扣及跟踪语音邮件,转接电话
准备、处理及核实各种票据、支票和收据
保存并记录帐目变化
接待来访者并向相应的部门通报
保存并更新邮件记录
录入资料并核实
处理薪金记录
计算,发送并核实数据,跟踪并改正错误
办公用口的保管、购买及分发
安排设备维修并监督执行
掌管储物柜及其他设备的钥匙及物品分发
新员工的录用及培训
与同事协作的工作安排
掌管现金及公用工具
保管保险箱
签署法律文件
为他人安排人员或场地等事宜
掌管现金的收付
面试/筛选求职申请书
核实并包装
复印
标注文件时间
提出改进意见
更改操作程序
保管各种手续和手册
申报预算
定期或不定期调研并汇总信息
做口头或书面报告
记录并核实帐目
帐目清算及准备报告
 
请指出日常工作经常使用的设备
计算器照相机收银机计算机采访机传真机
投影仪影印机邮资打印机安全设备分拣机接线总机
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