文档介绍：四、盘点作业
货品因不断的进出库,在长期的累积下库存资料容易与实№数量产生不符的现象。或者有些产品因存放过久、不恰当,致使品质机能受影响,难以满足客户的求。为了有效的控制货品数量,而对各储存场所进行数量清点的作业,谓之盘点作业。盘点结果的盈亏往往差异很大,若公司未能多加注意且适时、确实施行,对公司的损益将有重大影响。
1. 盘点作业的目的
(1) 为了确定现存量,并修正料帐不符产生的误差。通常物料在一段时间不断接收与发放後,容易产生误差,这些误差的形成主因有:
(a) 库存资料记录不确实,如多记、误记、漏记等。
(b) 库存数量有误,如损坏、遗失、验收与出货清点有误。
(c) 盘点方法选择不恰当,如误盘、重盘、漏盘等。
这些差异必须在盘点後察觉错误的起因,并予以更正。
(2) 为了计算企业之损益。企业的损益与总库存金额有相当密切的关系,而库存金额又与库存量及其单¤成正比。因此为了能准确地计算出企业实№的损益,就必针对现有数量加以盘点。一旦发觉库存太多,即表示企业的经营受到压迫。
(3) 为了稽核货品管理的绩效,使出入库的管理方法和保管状态变得清晰。如呆、废品的处理状况,存货周转率、物料的保养维修,均可藉盘点发觉问题,以谋改善之策。
2. 盘点作业的步骤
一般盘点必须依循下列步骤逐步实施,如图4-1。
图4-1 盘点作业的步骤
(1) 事先准备
盘点作业的事先准备工作是否充份,攸关盘点作业进行的顺利程度,为了使盘点得在短促的时间内,利用有限的人力达到迅速确实的目标,事先的准备工作内容如下:
(a) 明确建立盘点的程序方法
(b) 配合会计决算进行盘点
(c) 盘点、复盘、监盘人员必须经过训练
(d) 经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单
(e) 盘点用的表格必须事先印制完成
(f) 库存资料必须确实结清
(2) 盘点时间的决定
一般性货品就货帐相符的目标而言盘点次数愈多愈好,但因每次实施盘点必须投入人力、物力、财力这些成本耗资不眦,故也很难经常为之。事实上,导致盘点误差的关键主因是在於出入库的过程,可能是因出入库作业传票的输入,检查点数的错误,或是出入库搬运造成的损失,因此一旦出入库作业次数多时,误差也会随之增加。所以,以一般生产厂而言,因其货品流动速度不快,半年至一年实施一次盘点即可。但以物流中心货品流动速度狻快的情况下,我们既要防止过久盘点对公司造成的损失,但又碍於可用资源的限制,因而最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间,例如,在有建立商品别ABC管理的公司,我们建议:
·A类主要货品:每天或每周盘点一次
·B类货品:每二、三周盘点一次
·C类较不重要货品:每月盘点一次即可
而未实施商品别ABC管理的业者,至少也应对较容易损耗毁坏及高单¤之货品增加其盘点次数。另外注意的,当实施盘点作业时,时程应尽可能缩短,以2￣3日内完成较佳。至於选择的日期一般会选择在:
(a) 财务决算前夕──因便利决算损益以及表达财务状况。
(b) 淡季进行──因淡季储货量少盘点容易,人力的损失相对降低,且调动人力较为便利。
(3) 决定盘点方法
因盘点场合、求的不同,盘点的方法亦有差异,为符合不同状况的产生,盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆,至於其细节於下节中加以叙述。
(4) 盘点人员之组训
为使盘点工作得以顺利进行,盘点时必须增派人员协助进行,至於由各部门增援的人员必须组织化并且施以短期训练,使每位参与盘点的人员能适切发挥其功能。而人员的组训必须分为两部份:
(a) 针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的精神程序、表格的填写必须充份解,工作才能得心应手。
(b) 针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。因为复盘与监盘人员对货品大多数并不熟悉,故而应加强货品的认识,以利盘点工作之进行。
(5) 储存场所之清理
(a) 在盘点前,对厂商交来的物料必须明确其所有数,如已验收完成属本中心,应即时整理归库,若尚未完成验收程序属厂商,应划分清楚避免混淆。
(b) 储存场所在关闭前应通知各求部门预所之物项。
(c) 储存场所整理整顿完成,以便计数盘点。
(d) 预先鉴定呆料、废品、不良品,以便盘点时之鉴定。
(e) 帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。
(f) 储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘,以便提早发现问题并加以预防。
(6) 盘点工作
盘点时,因工作单调琐碎,人员较难以持之以恒,为确保盘点的正确性,除人员组训时加强宣导外,工作进行期间应加强导与监督。
(7) 差异因素追查
当盘点结束後,发现所得数据与帐簿资料不符时,应追查差异的主因。其著手的方向有:
(a) 是否因记帐员素质不足,致使货品数目无法表达。
(b) 是否因料帐处理