企业邮箱使用管理制度7.11.docx

文档介绍：文件编号:FX3A/AD-企业邮箱使用管理制度(第A/0版)编制/日期 审核/日期 批准/日期发布:2016年 月 日 生效:2016年 月 日未经同意 41文件目的为了加强规范企业邮箱管理,保障公司信息安全以及企业邮箱的合理使用,使对外邮件收发工作科学化,制度化,特制定本办法。定义企业邮箱是以企业域名做后缀的邮箱,既能体现公司的品牌和形象,又能方便公司主管人员对员工信箱进行统一管理,还能使得公司对外邮件来往获得更好更安全的管理。适用范围本制度适用于公司所有对外收发邮件业务联系的人员。;;。 企业邮箱域名后缀***@ 个人邮箱:名字拼音_姓全拼+邮箱域名后缀,如:王小明:xiaoming_******@ 部门邮箱:部门代码(大写) +邮箱域名后缀,如:行政部:******@2部门使用,出现重名或重音的命名规则:先注册的用户按上述规则命名,重名或重音用户,在上述规则后增数字 1、3、5、6、7、8、9,,加以区分,如:行政部:AD1@行政部:AD2@,, 企业邮箱密码修改企业邮箱初始密码为:全拼的首字母 +123组成,用户初次登陆后请立刻修改密码并完善个人信息,防止邮件被其他人恶意篡改。,申请时请填写“企业邮箱申请表”(附表1),明确使用企业邮箱的原由,使用的频次,同时按照“企业邮箱申请流程(OA上线)”严格执行; 由于实际业务调整不再需要企业邮箱,需由员工所在部门的文员通知工程部网络管理员暂时封锁帐号,经审核确认邮箱无重要信息后,对该账号进行注销;如使用者离职时,则由所在部门文员向工程部网络管理员报备,待交接结束后将该邮箱更名转移至交接人员,以保证对外联系的持续; 企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用,禁止将其作为活动存储器使用,工程部不提供邮箱服务器的管理备份,企业邮箱总容量为 50G,每个账户邮箱单封邮件可发送单个附件大小为3G,单封邮附件总大小为 16G;因此每个用户不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源,必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。 由于未及时保存造成重要信息丢失的,责任由用户本人承担。 企业邮箱只能在公司内部电脑登录进行收发邮件操作,如因出差需要临时开通账户异地登录权限的,由使用人于出差前填写“企业邮箱异地登陆权限开通申请表” ,批准后由工程部网络管理员负责开通,待申请开通期限到,则工程部网管员自动关闭该邮箱异地登陆权限,如因工作原因,需延长开通时间的,使用人提前向人力部申请报备; 在使用企业邮箱跟外单位沟通过程中,请邮箱使用人做好信息保密工作,同时工程部网络管理员做好邮箱信息的安全管理工作; 禁止通过企业邮箱对外发送公司机密资料以及所有涉密文件,工程部网络管理员做好邮箱发送、接收状态监