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关于航天工业总公司
办公自动化信息建设的项目
说明书
云南新中大软件有限公司
2010年7月20日
目录
1. 需求背景分析 3
2. 总体规划目标 6
3. 具体建设目标 8
4. 设计原则 10
5. 采用技术 14
6. 总体技术需求 24
7. 功能需求 26
8. 附件一:办公自动化效益分析估计 31
9. 附件二:OA系统硬件大约配置 32
需求背景分析
网上办公系统(Office Automation,简称OA)是70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性办公管理技术。我国的OA软件业经过从80年代末至今近15年的发展历史,已从最初的提供面向单机的辅助办公产品,发展到今天面向单位应用的大型协同工作的网络产品。
我国的OA市场经过15年的发展,取得了十分明显的进步,产品种类日趋繁多,产品的应用领域几乎渗透到国民经济的每一个角落。办公自动化是现代办公管理的过程,不同于一般的“交钥匙”工程。其面临最主要的挑战是最终用户的管理方式和管理技术的应用以及培训,网络化的OA系统并不局限于办公室,具有广泛的应用范围,从领导到各个业务职能部门乃至到所有的工作人员,几乎人人都可能成为OA系统的用户,因此,管理技术创新、用户培训和售后服务是否到位已成为系统能否顺利投入使用的关键。
第一代办公自动化是以数据为其处理中心传统的MIS系统。它的最大特点是应用基于文件系统或/和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域,比单纯的纸质文件提高了文件管理水平,但其缺乏对于协作型工作的处理能力,而办公过程主要是群组协作过程,如收发文等,因此,第一代办公自动化系统的“自动化”程度是有限的。伴随网络技术的发展,软件技术也发生了巨大的变化,第二代办公自动化已实现了以工作流为中心的办公系统。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处,它以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑,以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块,实现了对涉及人、事、文档、会议等自动化管理。之后,由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求,使得单位更需要越来越多的外界信息和单位内部知识的积累,并在它们之间不断地交换与碰撞中使知识获得再生和增值。办公自动化不仅仅只是人际办公的计算机化,而是要融入新的管理方式及知识管理理念,通过新系统,办公自动化为领导层及各部门提供了全新高效的工作模式,于是第三代办公自动化系统蕴育而生,建立在单位
平台之上,旨在帮助单位实现动态的工作管理和知识管理,使单位每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。事实上,现在的办公已经不再是简单的文件处理和单纯的行政事务,它的任务是提高单位整体的运作效率,进而提高单位的核心竞争力。网络时代的OA是一种单位级跨部门运作的基础信息系统,可以联结单位各个岗位上的每个工作人员,联结单位各类信息系统和信息资源。
OA系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整,而且还可能促进单位资源合理配置的进程,甚至改革机构运作的流程。也就是说,OA在模拟手工作业的同时,还将反作用于传统的办公流程,因特网的发展孕育着单位管理和经营模式的革命,同时也为办公自动化系统提供了一个广阔的舞台。可以这样看待办公自动化与其它信息系统之间的关系:单位的办公系统是所有员工与管理者都必须应用的系统,它结合有强大的通讯技术和工作流技术,它的信息多为文档是上下关联的信息,主要面向于单位的日常运作和管理。在单位管理中借助IT技术构造适合单位组织架构的“信息快速通道”,帮助单位实现扁平化管理,单位无论是上传信息,还是下达指令,都能实现“零距离”的快速传递效果。
目前我单位办公现状分析:
►网上办公完全依靠邮件系统,工作沟通、传送效率低。
我单位职能部门依靠邮件系统传递工作信息使得部门之间联系沟通不够顺畅,单位内部形成了一个个信息孤岛。邮件系统的局限性造成人为不可控制的工作处理效率低、传送效率低等弊端。
►文件归档、存储与检索差
目前单位的文档大部分是电子文档,文件的归档与存储基本没有管理,很多文件在部门或个人邮箱存储,归档基本依赖办公室或档案室进行,不便查询使用,一旦发生人员变动,就可能造成损失。
►安全无保证
单位的电子文件都是依靠电子邮件系统传输与存储的,唯一的保护安全方式是密码口令,在传送与存储中都是非常容易盗取的。另外,文件的权限(修改、阅读、打印、保存等)没有任何保护,每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权限,且对文件的操作没有任何痕迹记录。这样的传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传送出去。如果没有发生重大泄密事件,完全仅依赖于员工的品质与