文档介绍：文书档案总则根据国家档案局《归档文件整理规则》和《中国人民健康保险股份有限公司档案管理办法》(人保健康办发[2005]110号)制定本办法。文书档案文书档案是公司在业务、行政管理和党、团、工会、综合事务等活动中形成的发文、收文、签报、传真、会议纪要、协议及合同、授权书以及其他反映公司发展和业务活动的重要文件(包括纸质、电子邮件、胶片、光盘等载体和实物形态)。文书档案是公司发展过程中真实的历史记录,是保持公司持续发展必要条件,是维护公司权益的重要依据,各级机构要重视文书档案归档管理工作,任何人不得将公司文书档案据为己有。归档范围和保管期限第八条 公司形成的文件(一)公司董事会、监事会、股东大会及本公司召开各类会议的文件,重要会议的会议记录、纪要等;(二)公司印发的各类管理和业务文件,各项规章制度;(三)党、团、工会、综合事务等活动中形成的文件;(四)签报、传真、会议纪要、协议及合同、授权书以及其他反映公司发展和业务活动的重要文件和电子邮件;(五)公司各类业务规划、方案、工作计划、总结、报告;(六)公司各类统计报表和统计分析资料;(七)公司各项业务工作中形成的文件及其背景材料;(八)公司各类案件查处、审计监察调查形成的文件材料;(九)公司营业执照、经营保险业务许可证、企业机构代码证等资质证复印件;(十)来信来访处理形成的文件材料;(十一)公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录等;(十二)各类简报、信息、动态等;(十三)本公司各类人员名册。归档范围第九条上级单位的文件(一)上级单位批复给我公司的文件;(二)上级单位发送我公司需要贯彻执行的文件;(三)上级单位针对我公司主管业务指导的文件;(四)上级单位检查的文件。第十条非隶属机构的文件(一)非隶属机构与公司联系、协商工作形成的文件;(二)非隶属机构对公司工作检查、审计形成的相关文件;(三)非隶属机构抄送本公司的需要掌握或查考的文件;(四)商业咨询机构根据公司业务提供给我公司的文件。第十一条下级机构的文件(一)下级机构报送的各类请示、报告、备案性文件;(二)重要的工作总结、典型材料、统计报表等。保管期限第十二条中国人民健康保险股份有限公司文书档案的保管期限划分为永久、长期(保存50年)、短期(保存15年)三种。(一)凡是反映公司主要业务活动、重大历史事件和基本历史面貌,对于业务发展及其他各项工作具有永久依据、查考利用价值的档案,列为永久保管。(二)凡是反映公司一般业务活动和工作,在相当长时间内需要查考、利用的档案,列为长期保管。(三)凡是反映公司一般事务性活动和工作,短时间内需要查考、利用的档案,列为短期保管。文书档案的分类第十四条文书档案按文件特性分为:发文、收文、签报、部门发文、会议纪要、协议及合同、授权书、综合事务及电子邮件等综合类。会议文件、独立事件的文件按事件分类。第十五条归档的文件按年度分类,年度下按机构(主办部门),机构(主办部门)下按保管期限分类,即年度—机构(或主办部门)—保管期限。发文(一)归档的发文包括正文,签发稿纸、拟文稿纸、办文过程记录及会签意见单。正文要有发文单位的印章,签发稿纸上须有签发人签字并在签发处加盖发文单位印章。(二)公司发文归档按文号(代字)或主办部门顺序排序,部门发文按文号顺序排序。发文收文签报第十七条收文归档的收文包括正文和文件办理过程记录。第十八条签报(一)归档的签报包括签报头(领导批示),办文过程记录、会签意见单及签报内容。(二)涉及财务费用的签报,原件存在财务会计档案内,复印件存入文书档案。第十九条公司合同及协议书必须用原件归档。