文档介绍：长沙新泓信房地产开发有限公司项目开发部档案管理规定
长沙新泓信房地产开发有限公司开发部管理制度
长沙新泓信房地产开发有限公司
项目开发部档案管理规定
为规范开发部各类档案的管理,做好各类报建资料的收集整理工作,使档案管理更好的为公司各期工程开发建设服务,根据公司档案管理办法,结合本部门的实际情况,特制定本规定。
第一章总则
第一条本规定所指的档案,是指新公司在开发建设过程中形成的,经过收集、整理的,有利用保存价值的各种不同形式的记录材料,包括各类规章制度、决定、决议、通知、函等文件及政府有关职能部门批复的各类文件、证照、图纸等资料。
第二条本部门下设资料室,由一名报建员兼任资料管理员(下称资料员),统一负责本部门档案管理,接受公司档案室的业务指导及管理。
第三条本部门资料室保管的资料原则上均为复印件,有关原件应及时交公司档案室存档。
第四条本部门全体员工都有支持资料室档案管理、维护档案安全的义务。
第二章档案的分类、整理、归档、移交
第五条本部门档案按房地产开发文件的形成规律、特点及有关业务内容分类如下:
1、本部门在开发报建过程中取得的有关政府部门批复的各类文件、证照及附图;
2、本部门对外正式发文及与有关单位来往的公函;
3、本部门的周计划、月计划、项目重点计划、有关经验教训的总结;
4、本部门收集的有关房地产开发方面的政策、法规及报纸;
5、本部门开发报建过程中用的各期工程的经批复的设计底图、图片、电子文件及过程图纸;
6、本部门开发报建过程中的各类票据、回执等;
7、公司下发的各类文件:通知、决定、规定等;
第六条资料室应遵循房地产开发的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。资料室对房地产开发报建文件的分类标准按项目分大类,再按报建审核书内容立卷。
第七条归档的标准:归档的文件材料应质地优良,书写工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。音像资料的归档,要求提供拍摄的内容、背景材料、拍摄的时间、拍摄人。
第八条归档的时间:部门在获得有关档案资料后,应在24小时内归档。
第九条档案的移交:资料室接受档案时,应根据移交目录,与移交人共同清点,对重要的、机密性的案卷,要逐页清点,经查对无误后,双方方可办理签收手续。
第三章档案的借阅及审批
第十条本资料室的档案供本部门所有员工借阅,但在借阅时须办理以下手续:
1、如有外部门员工借阅需填写申请单。在申请单中需注明档案的名称、申请人姓名、申请日期、计划归还日期。
2、根据档案密级程度,呈请相关领导签字同意后方可借阅(具体分类标准见附页):
一类:一般不对外开放,特殊情况下需借阅,须呈公司副总经理审批。
二类:须呈开发部领导审批后方可借阅。
三类:登记后方可借阅。
3、持申请单向资料管理员申请使用所需档案,并在档案借用记录上签字。
4、按时归还档案,并及时办理清户手续。
5、遗失或损坏档案,应及时上报公司主管领导,并写出书面情况报告。按公司有关规定处理。
第十一条本部门档案的使用原则如下:
1、档案使用仅限于开发报建业务工作方面;
2、经办人报案使用资料须按第十条规定的审批程序,并提前三天提供所需资料清单,注明名称、数量、所需时间。
3、资料员须在2天时间内将资料准备完毕。经办人须在2天内索取资料并办理签收手续。
第四章收文、发文的管理及考核
第十二条本部门文件由部门经办人起草,其中对内的业务联系单,由开发部经理分别在文件签发本上审定签发。经部门领导审定同意签发的业务联系单,一式两份,统一由资料员盖章,一份存档,一分交经办人转发相关单位。以公司名义制定的文件,除部门负责人同意外,须呈公司主管副总经理审阅签字后,交公司办公室盖章存档,本部门资料室留一份复印件。如未按本条规定执行,每次每项扣罚责任人10元。
第十三条本部门须按公司的发文要求进行签收登记;开发部领导自收文之日起三日内交一份(除会议纪要外)给资料室保管;部门负责妥善保管本部门收到的文件。
第十四条公司以外单位的来文、来函原件须当日呈部门领导、公司主管副总经理阅签后,按批复的要求办理,领导批示后一日内将原件交公司档案,复印件交本部门资料室。如需其它部门办理的,应在领导批示后二日内送达有关人员签收、办理;如不按要求按时办理,第发现一次,扣罚责任人20元。
第十五条开发报建过程中,开发部取得的政府批复、证照文件等原件须在24小时内提交公司档案室,复印件一份交本部门资料室,并在开发部的公示板上公告;开发部领导在收文之日起24小时内批示界定(注明批示时间年、月、日)应转交的下序业务部门;领导批示后24小时内按要求交相关部门签收办理。如未按要求办理,每失误一次,扣罚责任人20元。
第十六条开发部在开发报建过程中取得