文档介绍：万通集团项目管理手册经济合同管理操作指导书
北京万通地产股份有限公司项目管理手册
操作指导书经济合同管理操作指导书编号: VT/CB/WI005
版号: A0
工程类经济合同管理
操作指导书
编辑霍新华日期 2007-11-28
审核于琛、杨毅清日期 2007-11-28
批准许立日期 2007-11-28
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日期
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修改人
审核人
批准人
总则
建立和完善合同管理制度,是规范公司经营行为,保护公司的合法权益,建立公司良好的经营管理秩序的重要举措,各级管理人员必须严格遵循本规定。
为保证公司经营活动的有序和有效,所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同,任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的,责任人应承担由此引起的经济和法律责任。
公司及其所属项目公司,在对外签订经济合同时,应遵循以下原则:
必须遵守等互利、协商一致、等价有偿的原则;
不能超出公司的经营范围;
必须保障公司的合法权益;
不违背公司的各项规章制度;
禁止施工合同未正式签署即先行施工;
工程类合同和材料设备采购合同的签订,尽可能采用招标方式确定合作方;
10万元以上的经济业务必须通过招标程序定标或直接委托申请审批后才能签订经济合同。
各项目公司必须对已签订合同的执行进行连续的监控。合同执行过程中发生的变更、合同执行情况评估等,均应按公司规定要求进行操作。
适用范围:本节经济合同管理规定适用于工程承包合同、工程采购合同、工程技术服务合同。
合同办理
合同起草
凡发生金额在2万元以上的业务事项应事先签订合同,由业务经办部门负责起草书面合同文本。
合同文本的起草应尽可能参照使用公司发布的标准格式合同范本。对公司尚未发布标准格式合同范本的,由各项目公司自行编制,但应确保合同的内容完整、表述准确,经律师审核后,按制度规定履行审批会签流程。
公司所属项目公司应在施工合同中明确约定设计变更和现场签证的工作流程及签证的有效签发人。
合同谈判
合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。经招标确定合作方的合同谈判,应由原招标经办部门负责。
所有经济合同的谈判,至少有二个部门的二名经办人员参与谈判。
合同审批及签订
合同经办人员必须按《合同审批程序与权限规定》执行,将草拟合同呈送相关授权人员审批签署,完成相应的“签字组合”。
合同审批授权人员负有合同审查责任,必须就其职能范围对合同进行审查,以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。
可对外签订经济合同的人员:
公司法定代表人;
所属项目公司法定代表人;
除法定代表人外,其他授权代理人对外签订经济合同时必须有上述公司法定代表人授权委托书,在其授权范围内行使对外签约权。
审批程序
公司集中战略采购合同审批组合:
总部采购中心经办人员签字;
总部法律部审阅。
项目公司相关部门会签;
总部各管理中心会签;
公司总经理审批。
由项目公司经办,并由总部参与或监督的招标合同审批组合:
项目公司成本部签字;
项目公司律师审阅;
项目公司各相关部门会签;
项目公司工程副总审批;
项目公司总经理批准;
总部成本管理中心、总部采购中心审查资料完整性并审批。
由项目公司自行招标的合同(第三类合同)审批组合:
项目公司经办部门签字;
项目公司律师审阅;
项目公司成本部会签;
项目公司主管副总经理审批;
项目公司总经理批准。
合同审批原则上应按顺序依次作业,特殊情况下经项目公司总经理或副总经理同意,各级审批人可并行同步作业,或由总经理(副总经理)召集会议审批。项目公司对未能按律师意见执行的情况书面说明。
审批“签字组合”
每一项合同的签订,须按“审批程序”的规定,完成“签字组合”。
“签字组合”是指各部门合同的签订时应根据审批程序和审批权限在“合同审批表”上完成必要的审批签名(参见“合同审批表”)。
当部门负责人外出时,受托者应出具部门经理授权的委托书,委托书须注明委托的事项、委托的权限以及委托的期限。
负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员,只给完成了“签字组合”的经济合同加盖合同印章或公章,对于未完成“合同审批表”的合同,印章管理员拒绝予以盖章。未经审核或未加盖合同印章的合同,财务部门拒绝执行。完成签字组合的“合同审批表”,应由档案管理部门妥善保管